Vos fichiers, réunis.Votre équipe, sur la même page.

01Drive et dossiers

Une place pour chaque fichier.Une vue claire pour tous.

Gardez les fichiers d’un projet dans son canal et votre travail personnel dans votre propre espace. Bâtissez une arborescence à l’image de votre équipe et partagez des fichiers avec les canaux concernés sans créer de copie.

• Organiser dossiers et sous-dossiers ; déplacer les fichiers par glisser-déposer ou en lot.
• Parcourir en vue liste, colonnes, galerie ou arborescence.
• Retrouver vos favoris et vos fichiers récents ; récupérer des éléments supprimés dans la corbeille.

02OCR et recherche plein texte

Souvenez-vous de ce qu’il dit.Retrouvez où il se trouve.

Cherchez une clause dans un contrat numérisé ou une phrase dans un document. Un OCR performant rend le texte des fichiers consultable ; les occurrences surlignées s’affichent avec la phrase qui les entoure pour reconnaître le bon résultat.

• Transformer le texte des documents numérisés et des images compatibles en contenu consultable.
• Rechercher dans les noms de fichiers et dans les contenus indexés avec la recherche plein texte.
• Lire chaque résultat dans son contexte, puis ouvrir le document pour poursuivre.

La recherche ne renvoie que les documents auxquels vous avez le droit d’accéder.

04Travailler sur des PDF

Placez vos remarquesdirectement sur la page.

Surlignez une clause importante, ajoutez une note à un brouillon ou dessinez ce que vous voulez dire. Préparez le PDF pour votre équipe sans passer par une autre application.

• Placer du texte et des images où vous en avez besoin.
• Dessiner à main levée et surligner les passages importants.
• Choisir couleurs et épaisseurs de trait, revoir vos ajouts, puis enregistrer.

06Partage maîtrisé

Laissez le document sortir.Gardez la maîtrise des accès.

Envoyez une proposition à un client ou une présentation à un partenaire. Décidez comment le lien peut être utilisé, puis observez comment les destinataires consultent ce que vous avez partagé.

• Choisir les options de consultation et de téléchargement, une date d’expiration et la demande éventuelle d’une adresse e-mail.
• Créer des liens qui se ferment après un téléchargement ; révoquer l’accès si besoin.
• Voir les ouvertures, les téléchargements et le temps passé sur chaque page dans les visionneuses compatibles.

07Collecte de fichiers

Les fichiers viennent à vous.Directement dans le bon dossier.

Recueillez les documents de vos clients, candidats et fournisseurs sans interminables échanges d’e-mails. Créez un lien de dépôt pour le dossier et laissez les fichiers arriver là où ils doivent être.

• Recevoir des fichiers via un lien sans ajouter de membres à l’espace de travail.
• Définir la date d’expiration du lien de dépôt.
• Fermer le lien après le premier dépôt, si vous le souhaitez.

08Champs personnalisés et automatisation

Donnez des données utiles aux fichiers.Donnez une suite aux processus.

Ajoutez aux documents des champs de client, de montant, de date ou de statut. Faites de l’arrivée d’un fichier dans un dossier le point de départ d’un processus, avec des agents IA qui extraient les informations utiles aux enregistrements concernés.

• Associer des champs de table aux documents d’un dossier et réutiliser la configuration comme modèle.
• Lancer un flux quand un fichier est ajouté, lu ou déplacé dans un dossier.
• Enchaîner extraction, mises à jour de tables, création de tâches et notifications dans une automatisation.

Les étapes d’IA utilisent les fournisseurs que vous avez configurés et vos droits d’accès.

09Contrats et signatures

Du modèle au contrat.De la validation à la signature.

Cessez de reconstruire les contrats qui se répètent. Créez un modèle avec des champs intelligents, recueillez les réponses dans un formulaire et définissez les conditions qui nécessitent une validation. Envoyez le contrat prêt à signer depuis le même espace de travail.

• Utiliser des champs calculés, des sections conditionnelles et des choix de clauses pour préparer chaque contrat.
• Lancer une signature séquentielle ou en parallèle avec des participants internes et externes, des rappels et des échéances.
• Suivre le statut dans le registre des contrats et conserver le PDF signé avec sa piste d’audit.

Le circuit de signature propose des signatures électroniques simples, et non des signatures électroniques qualifiées.

10Travail relié

Gardez le fichier.Gardez toute l’histoire.

Gardez en tête pourquoi un document existe, quelle décision l’a façonné et où il est utilisé. Reliez les fichiers aux conversations, aux tâches, aux pages wiki, au Mur et aux fiches CRM.

• Partager des documents dans la conversation concernée et les lier à des tâches et à des fiches.
• Intégrer des fichiers, des tâches et des vues de table dans les pages wiki.
• Suivre les références « Utilisé dans » jusqu’au travail qui s’appuie sur un fichier.

11Travail local sur ordinateur

Commencez par un fichier local.Continuez à votre façon.

Ouvrez et modifiez des fichiers DOCX, XLSX et PPTX dans l’application de bureau sans les importer dans un espace de travail. Quand vous voulez associer l’équipe, importez le fichier dans le canal et le dossier de votre choix.

• Utiliser les éditeurs Polybase avec les fichiers de votre ordinateur.
• Enregistrer une copie à part pour conserver l’original.
• Choisir le moment où le fichier rejoint l’espace de travail.

12Fusion et division de PDF

Rassemblez vos fichiers.Séparez les pages qu’il vous faut.

Regroupez une proposition et ses annexes dans un seul PDF, ou découpez un long document en plusieurs fichiers. Vérifiez l’aperçu des pages et enregistrez les nouveaux PDF dans Drive.

• Sélectionner les PDF à fusionner et définir leur ordre.
• Choisir les points de division ou créer un fichier distinct pour chaque page.
• Créer de nouveaux PDF tout en conservant les documents d’origine.

13Droits sur les documents et les dossiers

Décidez qui peut faire quoi.Au niveau qu’il vous faut.

Construisez des règles d’accès à l’image du fonctionnement de votre organisation. Appuyez-vous sur les droits des canaux, puis personnalisez l’accès d’un dossier ou d’un document si nécessaire. Donnez aux personnes l’information et les pouvoirs que leur travail exige.

• Accorder des accès par rôle aux utilisateurs, aux groupes et aux canaux.
• Définir les droits de consultation, de modification, de partage et de gestion.
• Examiner les accès hérités et directs ; restreindre les dossiers sensibles.