Une vue partagéede votre temps.

01Votre agenda

Faites de la placepour toute votre journée.

Réunissez votre emploi du temps, vos canaux et vos collègues dans un seul agenda. Changez de point de vue au fil de la journée, emportez vos plans sur mobile ou gardez une fenêtre d’agenda séparée sur le bureau.

• Vues jour, trois jours, semaine, mois et liste des événements
• Recherche de sources, visibilité, couleurs et mini-calendrier
• Mois, semaine et liste sur mobile ; widgets iOS et Android

02Organisation des événements

Un créneau dans l’agenda.Tous les détails au bon endroit.

Partez d’une journée ou sélectionnez une plage horaire. Ajoutez la description, la durée et le lieu, que l’événement appartienne à un canal ou existe seul. Reliez des champs de Tables pour recueillir les informations utiles à votre équipe.

• Double-clic sur un jour, ou sélection d’heures et de dates
• Événements en ligne, en présentiel, sur la journée ou sur plusieurs jours
• Modification réservée aux organisateurs ou ouverte aussi aux participants

03Horaires et disponibilités

Des villes différentes.Un moment commun.

Comparez l’heure de l’événement d’un fuseau horaire à l’autre et voyez quand vos collègues sont pris. Planifiez avec les informations dont vous avez besoin, tandis que les détails des réunions auxquelles vous n’avez pas accès restent privés.

• Choix du fuseau horaire de l’événement et comparaison des heures locales
• Fuseaux horaires des participants et changements de date toujours visibles
• Couches libre/occupé sans dévoiler les détails des réunions privées

04Rythme et rappels

Fixez le rythme.Gardez de la souplesse.

Créez une récurrence, puis modifiez une seule occurrence sans réécrire toute la série. Programmez un rappel et tenez les invités informés quand les plans changent.

• Récurrences quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles ; intervalles et jours de la semaine
• Fin à une date ou après un nombre d’occurrences ; modification ou suppression d’une occurrence, des suivantes ou de toute la série
• Rappels au début ou avant ; notifications de mise à jour et d’annulation

05Invitations et participation

Associez chacunà la planification.

Invitez vos collègues et des invités extérieurs par e-mail. Voyez qui a accepté, décliné ou n’a pas encore répondu, puis passez de l’événement à l’appel grâce à son lien de connexion.

• Participants internes et invitations par e-mail à des externes
• Accepter, décliner ou répondre plus tard ; pour une occurrence ou pour la série
• Partage du lien de connexion et ouverture de l’appel depuis l’événement

06Salles de réunion

Trouvez une salle.Réservez le créneau.

Parcourez les sites et les salles avant de planifier une réunion en présentiel. Consultez la capacité et l’équipement de la salle, vérifiez sa disponibilité et créez l’événement à partir d’une plage libre.

• Site, étage, capacité, équipements et couleurs des salles
• Disponibilités sur un jour, trois jours ou une semaine
• Sélection d’un créneau libre ; vérification des conflits de réservation de salle

07Contexte de la réunion

Gardez la discussionau plus près du travail.

Ouvrez le canal de discussion propre à la réunion, préparez un wiki de notes partagé et joignez les documents dont vous parlerez. Les réunions récurrentes conservent leur discussion et leurs notes sur toute la série.

• Discussion réservée aux participants, dans le détail de l’événement
• Création de notes ou liaison d’un wiki existant depuis le Drive
• Pièces jointes, aperçus, documents, tableaux blancs et tâches

Les documents liés conservent leurs propres droits d’accès.

08Après la réunion

La réunion se termine.Son contexte reste.

Revenez à l’événement pour consulter les présences, comparer la durée prévue et la durée réelle, et retrouver les enregistrements. Le compte rendu reste rattaché à la bonne occurrence d’une série récurrente.

• Présences, et durée d’appel prévue comparée à la durée réelle
• Enregistrement, traitement et état « prêt » au même endroit
• Lecture des enregistrements disponibles et affichage des sous-titres disponibles

09Tâches et échéanciers

Repérez les dates.Comprenez le travail.

Passez aux tâches pour voir le travail par date, par canal et par personne. Utilisez le Gantt pour la vue d’ensemble, ou regroupez les tâches correspondantes en bandeaux dans l’agenda et ouvrez le travail derrière chacune.

• Dates des tâches dans l’agenda, avec accès direct au détail
• Gantt regroupé par canal ou par personne ; vues jour, large et trimestres
• Critères par étiquette et champ personnalisé ; rapports de tâches et de statuts

10Pages de prise de rendez-vous

Partagez vos disponibilités.Gardez vos limites.

Laissez vos invités choisir un créneau sur votre page de réservation publique. Définissez vos horaires de travail et vos exceptions, ménagez des pauses entre les réunions et affichez vos heures réservables comme une couche de votre propre agenda.

• Durée, fuseau horaire, lieu, et réunions en ligne ou en présentiel
• Horaires hebdomadaires, plusieurs plages et exceptions à des dates précises
• Préavis minimal, délai maximal, marges et plafond de réservations par jour

11Gestion des réservations

Sachez qui vient.Gardez chaque changement lisible.

Posez les bonnes questions avant la réunion, puis gérez réponses et réservations au même endroit. Proposez des créneaux précis par e-mail ou partagez une page de réservation permanente ; vos invités peuvent gérer leur réservation grâce à son lien.

• Questions obligatoires et conditionnelles, avec six types de champs
• Recherche dans les réservations à venir, passées et annulées ; consultation des réponses
• Annulation, replanification autorisée, mise en pause des pages et archivage des propositions de créneaux

12Agendas connectés

Gardez vos agendasen phase.

Connectez Google Agenda ou Microsoft Outlook pour synchroniser les événements dans les deux sens. Importez un fichier d’agenda, exportez vos événements ou abonnez-vous à votre flux personnel en direct. Reliez l’agenda aux automatisations et aux API autorisées.

• État de la synchronisation, actualisation manuelle et gestion de la connexion
• Import/export ICS, détection des doublons et URL de flux renouvelable
• Déclenchement d’automatisations à la création d’un événement ; API d’événements et de disponibilités autorisées

La synchronisation avec le fournisseur couvre les événements, pas les tâches, et suppose que la connexion au fournisseur soit configurée. Le délai d’actualisation d’un abonnement dépend de l’agenda qui le reçoit.