7 Confluence-Alternativen
Ein Team-Wiki, das im Alltag nützlich bleibt.
Wir vergleichen Wiki- und Dokumentationstools nach Bereitstellung, Lizenz und Migrationsaufwand. Für europäische Teams reicht die Auswahl von der Cloud in der EU bis zur eigenen Infrastruktur.
Redaktionell aktualisiert: 1. November 2026
Was soll Ihr nächstes Tool besser machen?
Wer Confluence ablösen will, muss zuerst klären, was den Wechsel überstehen muss: die Seitenstruktur, die Berechtigungen, Abläufe mit Jira oder die Kontrolle über die Server. Wir vergleichen Polybase, Notion, Outline, BookStack, XWiki, SharePoint und GitBook entlang dieser Anforderungen. Denn nicht jedes Wiki lässt sich einfach gegen ein anderes tauschen.
Der Support für Confluence Server endete am 15. Februar 2024. Auch Confluence Data Center läuft aus: Neukunden können es seit dem 30. März 2026 nicht mehr kaufen, das Produktende ist für den 28. März 2029 geplant. Unten erklären wir, was das bedeutet. Außerdem geht es um Lizenzen für Self-Hosting und um Prüfpunkte für die Migration. Polybase ist unser Produkt und überall so gekennzeichnet.
Unterschiedliche Tools für unterschiedliche Aufgaben
Klären Sie Ihre Anforderungen und vergleichen Sie dann die Unterschiede.
Vergleich auf einen Blick
| Die Optionen im Überblick | Ideal für | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|---|
| Outline | Teams, die ein eigenes modernes Wiki wollen und die Lizenz- und Betriebsanforderungen ihrer Edition erfüllen können. | Prüfen Sie die Nutzungsgrenzen der BSL und welche Funktionen einen bezahlten Tarif brauchen. Beim Self-Hosting betreiben Sie Datenbank, Cache und Dateispeicher selbst. Aufgaben, Chat und Anrufe bleiben getrennte Tools. |
| Notion | Teams, die flexible Dokumente und einfache Datenbanken in einem ausgereiften Cloud-Tool wollen. | Kein Self-Hosting. Und Flexibilität hat ihren Preis: Große Workspaces versinken ohne konsequente Pflege im Chaos. Je mehr Sie auf Notion-Datenbanken aufbauen, desto schwerer fällt der Abschied. |
| BookStack | Kleine und mittlere Teams, die verlässliche Dokumentation auf eigenen Servern mit wenig Betriebsaufwand wollen. | Die feste Gliederung in Regal, Buch und Kapitel gibt viel vor. Gleichzeitiges Bearbeiten in Echtzeit gibt es derzeit nicht. Und das Schreiben ist schlichter als in modernen Block-Editoren – gewollt, aber eben schlichter. |
| XWiki | Teams, die ein anpassbares Wiki brauchen und Datenbank, Dateien, Anmeldung und Erweiterungen selbst betreuen können. | Planen Sie Wartung und die Kompatibilität von Erweiterungen ein. Seitenexporte, auch als Archivdatei, ersetzen kein vollständiges Backup der Instanz mit getesteter Wiederherstellung. |
| SharePoint | Organisationen mit Microsoft-Umgebung, die Intranet und Dokumentbibliotheken brauchen und Admins für Zugriffe und Governance haben. | Leistungsstark, aber schwerfällig: Damit SharePoint sich wie ein angenehmes Wiki anfühlt, braucht es viel Konfiguration und einen verantwortlichen Admin. Beim täglichen Schreiben bleibt es hinter modernen Block-Editoren zurück. |
| PolybaseUnser Produkt | Teams, deren Dokumentation neben den Gesprächen und Aufgaben liegen soll, aus denen sie entsteht. Und Organisationen, die ihr Wiki auf Infrastruktur betreiben wollen, die sie selbst kontrollieren. | Kein Marketplace für Makros oder Plugins – für das App-Ökosystem von Confluence gibt es kein Gegenstück. Import und Export sind noch im Ausbau: DOCX hinein, PDF und Markdown heraus. Einen automatischen Import aus Confluence gibt es noch nicht. |
| GitBook | Produktdokumentation für Entwickler und öffentliche Wissensdatenbanken mit festem Veröffentlichungsprozess. | Gebaut für kuratierte, veröffentlichte Dokumentation, weniger für ein großes internes Wiki. Und die Preise pro Nutzer summieren sich, sobald das ganze Unternehmen Seiten bearbeiten soll. |
Die sieben Kandidaten.
- Produktwebsite
Outline
Die moderne Wissensdatenbank mit offenem Quellcode
Outline ist eine Wissensdatenbank für Teams mit guter Markdown-Unterstützung, Bearbeitung in Echtzeit und einer aufgeräumten Leseansicht. Es gibt eine gehostete Cloud-Version und Editionen für Self-Hosting. Der aktuelle Quellcode steht unter BSL 1.1. Das ist eine Source-Available-Lizenz, keine Open-Source-Lizenz.
- Ideal für
- Teams, die ein eigenes modernes Wiki wollen und die Lizenz- und Betriebsanforderungen ihrer Edition erfüllen können.
- Bereitstellung
- Gehostete Cloud oder Self-Hosting unter BSL oder kommerziellen Bedingungen.
- Was Sie prüfen sollten
- Prüfen Sie die Nutzungsgrenzen der BSL und welche Funktionen einen bezahlten Tarif brauchen. Beim Self-Hosting betreiben Sie Datenbank, Cache und Dateispeicher selbst. Aufgaben, Chat und Anrufe bleiben getrennte Tools.
- Produktwebsite
Notion
Dokumente und Datenbanken in einem Workspace
Notion hat Dokumente, Wikis und einfache Datenbanken auf einer flexiblen Oberfläche aus Blöcken vereint. Dazu kommen sehr viele Vorlagen und ein starker Fokus auf KI. Für Teams, die Wissensdatenbank und Tracker im selben Tool wollen, hat Notion die Kategorie neu geprägt, die früher Confluence gehörte.
- Ideal für
- Teams, die flexible Dokumente und einfache Datenbanken in einem ausgereiften Cloud-Tool wollen.
- Bereitstellung
- Nur SaaS.
- Was Sie prüfen sollten
- Kein Self-Hosting. Und Flexibilität hat ihren Preis: Große Workspaces versinken ohne konsequente Pflege im Chaos. Je mehr Sie auf Notion-Datenbanken aufbauen, desto schwerer fällt der Abschied.
- Produktwebsite
BookStack
Das unkomplizierte Open-Source-Wiki
BookStack ist ein kostenloses Wiki unter MIT-Lizenz. Es ordnet Inhalte wie eine Bibliothek: Regale, Bücher, Kapitel, Seiten. Die schlanke PHP-Anwendung läuft problemlos auf einfacher Hardware. Für interne Dokumentation und IT-Teams ist BookStack deshalb ein stiller Favorit.
- Ideal für
- Kleine und mittlere Teams, die verlässliche Dokumentation auf eigenen Servern mit wenig Betriebsaufwand wollen.
- Bereitstellung
- Self-Hosting (Open Source); Managed Hosting über Drittanbieter.
- Was Sie prüfen sollten
- Die feste Gliederung in Regal, Buch und Kapitel gibt viel vor. Gleichzeitiges Bearbeiten in Echtzeit gibt es derzeit nicht. Und das Schreiben ist schlichter als in modernen Block-Editoren – gewollt, aber eben schlichter.
- Produktwebsite
XWiki
Open-Source-Wiki-Plattform für den eigenen Betrieb
XWiki ist eine Wiki-Plattform für Self-Hosting. Der Code der Plattform steht unter LGPL 2.1. Die mitgelieferten Wiki-Inhalte und zusätzliche Erweiterungen haben eigene Lizenzen. Die Anmeldung mit Firmenkonten gibt es als Erweiterung; die Kontozuordnung richten Sie selbst ein.
- Ideal für
- Teams, die ein anpassbares Wiki brauchen und Datenbank, Dateien, Anmeldung und Erweiterungen selbst betreuen können.
- Bereitstellung
- Wiki-Plattform per Self-Hosting.
- Was Sie prüfen sollten
- Planen Sie Wartung und die Kompatibilität von Erweiterungen ein. Seitenexporte, auch als Archivdatei, ersetzen kein vollständiges Backup der Instanz mit getesteter Wiederherstellung.
- Produktwebsite
Polybase
Unser ProduktDer souveräne Workspace für Teams
In Polybase liegen die Dokumente eines Channels direkt neben Chat, Aufgaben und Anrufen desselben Projekts. Dazu gehören gemeinsame Bearbeitung im Web und in Electron, Anwesenheitsanzeige, Versionshistorie, Kommentare und Volltextsuche. Neu hochgeladene DOCX-Dateien werden zuerst importiert, dann bearbeitet und gespeichert. Seiten exportieren Sie als PDF und Markdown. Viewer und OCR machen Dateiinhalte durchsuchbar. Auch vollständig offline möglich – Anrufe bleiben in Ihrem Netzwerk.
Offen gesagt: Polybase ist unser Produkt. Lesen Sie diesen Eintrag als Sicht des Herstellers. Die Einschränkung unten ist so ernst gemeint wie bei allen anderen.
- Ideal für
- Teams, deren Dokumentation neben den Gesprächen und Aufgaben liegen soll, aus denen sie entsteht. Und Organisationen, die ihr Wiki auf Infrastruktur betreiben wollen, die sie selbst kontrollieren.
- Bereitstellung
- EU-Cloud oder eigene Server.
- Was Sie prüfen sollten
- Kein Marketplace für Makros oder Plugins – für das App-Ökosystem von Confluence gibt es kein Gegenstück. Import und Export sind noch im Ausbau: DOCX hinein, PDF und Markdown heraus. Einen automatischen Import aus Confluence gibt es noch nicht.
- Produktwebsite
GitBook
Ausgefeilte Dokumentation, eng mit Git verbunden
GitBook ist eine Dokumentationsplattform, die vor allem für Produktdokumentation beliebt ist. Sie synchronisiert mit Ihrem Code-Repository, arbeitet mit Change Requests und veröffentlicht Seiten, die sofort gut aussehen. Richtet sich Ihre Dokumentation an ein Publikum – Kunden, Entwickler, die Öffentlichkeit –, spielt GitBook seine Stärke aus.
- Ideal für
- Produktdokumentation für Entwickler und öffentliche Wissensdatenbanken mit festem Veröffentlichungsprozess.
- Bereitstellung
- Cloud-Workspace. Den Renderer für veröffentlichte Inhalte können Sie per Self-Hosting betreiben; Bearbeitung und Inhaltsverwaltung bleiben in der Cloud.
- Was Sie prüfen sollten
- Gebaut für kuratierte, veröffentlichte Dokumentation, weniger für ein großes internes Wiki. Und die Preise pro Nutzer summieren sich, sobald das ganze Unternehmen Seiten bearbeiten soll.
Fünf Fragen vor dem Wechsel.
- 01
Wiki direkt bei der Arbeit oder abgeschottet?
Liegen Dokumente neben dem Chat, den Aufgaben und Anrufen, aus denen sie entstanden sind, behält Ihr Team bei der Pflege den Kontext. Legen Sie fest, wer jede Seite prüft und wann sie aktualisiert wird.
- 02
Ist Self-Hosting wirklich möglich?
Prüfen Sie nicht nur die Server, sondern auch Lizenz, Edition und Lebenszyklus. Für Confluence Data Center steht das Produktende fest. Auch jede andere Installation mit Self-Hosting braucht Verantwortliche für Updates, Anmeldung, Backups und Wiederherstellung.
- 03
Wie fühlt sich das Schreiben 2026 an?
Testen Sie eine Seite, die Ihr Team täglich bearbeitet: Tabellen, Kommentare, gleichzeitige Änderungen und Navigation. Nutzen Sie in jedem Editor denselben Inhalt. So vergleichen Sie den Aufwand für Schreiben und Pflege direkt.
- 04
Kommen Ihre Inhalte wieder heraus?
Über den Import kommen Sie an, der Export hält Ihnen den Ausstieg offen. Prüfen Sie, welche Formate ein Tool liest und schreibt – bevor Sie das Wissen vieler Jahre hineinstecken.
- 05
Was kostet es, wenn Sie wachsen?
Preisstufen pro Nutzer, Editionen nur für Enterprise und Marketplace-Apps, die ebenfalls pro Nutzer für die gesamte Site abgerechnet werden. Rechnen Sie die Gesamtkosten mit der Mitarbeiterzahl des nächsten Jahres, nicht mit der von heute.
Klären Sie Ihre Anforderungen und vergleichen Sie dann die Unterschiede.
Confluence-Alternativen mit Self-Hosting nach Data Center
Bestehende Kunden können Confluence Data Center noch bis zum 30. März 2028 neu abonnieren und erweitern. Zum Produktende am 28. März 2029 will Atlassian Abonnements und zugehörige Apps auf schreibgeschützt setzen. Planen Sie die Migration entlang Ihrer Inhalte und App-Abhängigkeiten. Sehen Sie Data Center nicht als dauerhaftes Ziel für Self-Hosting.
Self-Hosting und Open Source sind zwei verschiedene Dinge. BookStack steht unter der MIT-Lizenz. Outline veröffentlicht seinen Quellcode unter BSL 1.1. Die aktuellen Bedingungen verbieten, Outline als kommerziellen Dokumentendienst für Dritte anzubieten. Polybase bietet Self-Hosting zu kommerziellen Bedingungen. Vergleichen Sie Lizenz, benötigte Funktionen, Anmeldung und Betriebskosten, bevor Sie sich entscheiden.
Für europäische Teams: Region und Kontrolle über den Betrieb
Eine Hosting-Region in der EU klärt nur, wo die Daten liegen. Sie sagt nichts darüber, wem der Anbieter gehört. Und sie garantiert nicht, dass jede Art von Daten in dieser Region bleibt. Confluence Cloud bietet Datenresidenz für festgelegte Daten. Notion bietet sie berechtigten Enterprise-Workspaces, mit eigenen Ausnahmen. Prüfen Sie Kontodaten, Integrationen, Supportzugriff und den vertraglich vereinbarten Dienst jeweils einzeln.
Polybase läuft in unserer EU-Cloud oder auf Ihren eigenen Servern. Auf eigenen Servern betreibt Ihr Team Infrastruktur, Backups und Dateispeicher. Planen Sie Updates, Monitoring und Wiederherstellung deshalb von Anfang an mit ein. Polybase läuft auf Wunsch auch vollständig offline, ohne Internetverbindung. Anrufe bleiben dann in Ihrem eigenen Netzwerk.
Die Migration von Confluence in der Praxis
Starten Sie mit einem typischen Bereich: einfache und verschachtelte Seiten, Tabellen, Anhänge, interne Links, Makros und Inhalte mit eingeschränktem Zugriff. Confluence Cloud exportiert einzelne Seiten als Word oder PDF und ganze Bereiche in mehreren Formaten – jeweils mit Grenzen. Ein Export ist Material für Ihre Tests. Er beweist nicht, dass ein anderes Tool Berechtigungen, Historie oder das Verhalten von Apps übernimmt.
Polybase importiert DOCX und exportiert PDF und Markdown. Einen automatischen Import aus Confluence gibt es heute nicht. Prüfen Sie, ob sich exportierte Word-Inhalte in brauchbare DOCX-Dateien umwandeln lassen. Kontrollieren Sie dann Formatierung, Links und Anhänge in einem Pilotprojekt. Richten Sie Berechtigungen und Abläufe, die von Makros abhängen, gezielt neu ein. Bewahren Sie den Originalexport auf und legen Sie fest, wie Sie auf die archivierte Historie zugreifen. Bei der Einführung unterstützen wir Sie mit Migrationshilfe.
Vor der Wahl: Anmeldung und Zugriff prüfen
Prüfen Sie, wie jedes Wiki die Anmeldung mit Firmenkonten regelt. Und wie es den Zugang entzieht, wenn jemand das Unternehmen verlässt. BookStack und XWiki unterstützen die Anmeldung mit Firmenkonten. Testen Sie Kontozuordnung und Standardrollen mit dem Anbieter, den Sie einsetzen wollen.
Polybase unterstützt E-Mail und Passwort, Magic Links, Anmeldung in zwei Schritten per Authenticator-App und Passkeys in unterstützten Browsern. Admins können die Anmeldung mit Ihrem Firmenkonto einrichten (Google, Microsoft oder ein anderer Anbieter). Konten werden dann automatisch über Ihren Identitätsanbieter angelegt und entfernt. Testen Sie das in Ihrer eigenen Umgebung, bevor Sie die Migration planen.
Vergleichen Sie die Wiederherstellung, nicht nur Exportformate
Planen Sie die Wiederherstellung, bevor Sie sich entscheiden. Bei BookStack und XWiki sichern Sie Datenbank, hochgeladene Dateien und Einstellungen und testen die Wiederherstellung. Bei Polybase mit Self-Hosting sichert Ihr Team Datenbank und hochgeladene Dateien. Stellen Sie eine Testinstanz wieder her. Prüfen Sie dort eingeschränkte Lesezugriffe, Anhänge und die Kontozuordnung.
BookStack und XWiki exportieren Inhalte als HTML, PDF und Archivdatei. Damit ziehen Inhalte um, ein vollständiges Backup ist das aber nicht. Auch der PDF- und Markdown-Export von Polybase sichert nicht die gesamte Installation. Legen Sie getrennte Verfahren fest: eines für den Umzug geprüfter Inhalte, eines für die Wiederherstellung des laufenden Dienstes.
Wann Polybase passt

Wann es passt
Dokumente dort, wo gearbeitet wird
Jeder Channel hat seine Dokumente direkt neben Chat, Aufgaben und Anrufen. Eine Entscheidung fällt, wird zur Aufgabe und am selben Ort dokumentiert. Kein separates Wiki, das unbemerkt veraltet.
Ein zeitgemäßer Editor
Gemeinsame Bearbeitung im Web und in der Desktop-App (Electron), Anwesenheitsanzeige, Versionshistorie, Kommentare und Volltextsuche helfen Teams, Seiten gemeinsam zu pflegen. Neu hochgeladene DOCX-Dateien werden zuerst importiert, dann bearbeitet und gespeichert. In den nativen Mobile-Apps ist gemeinsames Bearbeiten nicht enthalten.
Auf eigener Infrastruktur
Self-Hosting ist möglich, auch vollständig offline, ohne Internetverbindung. Anrufe bleiben dann in Ihrem eigenen Netzwerk. Rechnen Sie den Aufwand für die Administration in den Vergleich ein.
Eine Suche, die auch Ihre Dateien liest
Die Volltextsuche umfasst alle Dokumente. Eingebaute Viewer für PDF, DOCX, XLSX und PPTX lesen Text per OCR aus. So finden Sie auch Wissen, das in eingescannten Anhängen steckt.
Was Sie prüfen sollten
Makros und Apps
Für den Marketplace mit Makros und Apps von Confluence hat Polybase kein Gegenstück. Es gibt Konnektoren für GitHub und HubSpot, die Anbindung an KI-Tools wie Claude und Automatisierungen. Ein Confluence mit vielen Makros lässt sich aber nicht eins zu eins übertragen.
Import und Export
Heute: Import von DOCX, Export als PDF und Markdown. Einen automatischen Import aus Confluence gibt es noch nicht. Bei der Einführung unterstützen wir Sie mit Migrationshilfe.
Die passende Confluence-Alternative finden.
Was ist 2026 die beste Confluence-Alternative?
Das hängt davon ab, was für Sie entscheidend ist. Ein modernes Wiki mit Self-Hosting: Outline. Schlichte, verlässliche Open-Source-Dokumentation: BookStack. Eine anpassbare Wiki-Plattform mit Erweiterungen für die Anmeldung: XWiki. Schon tief in Microsoft 365: SharePoint. Flexible Dokumente und Datenbanken in der Cloud: Notion. Veröffentlichte Produktdokumentation: GitBook. Dokumente direkt neben Chat, Aufgaben und Anrufen, aus denen sie entstehen, mit Self-Hosting in jeder Größe: Dafür haben wir Polybase gebaut. Wir sind befangen – lesen Sie daher auch den direkten Vergleich.
Welche Confluence-Alternativen bieten Self-Hosting?
Polybase, Outline, BookStack, XWiki und SharePoint Server bieten Self-Hosting – mit unterschiedlichen Lizenzen und unterschiedlichem Betriebsaufwand. Outline steht unter BSL 1.1 mit einsehbarem Quellcode, BookStack ist Open Source unter MIT. Polybase läuft auch vollständig offline, ohne Internetverbindung. Den Renderer für veröffentlichte Inhalte von GitBook können Sie getrennt betreiben. Den Workspace zum Bearbeiten betreiben Sie damit aber nicht selbst. Notion ist ein reiner Cloud-Workspace.
Können Neukunden 2026 noch Confluence für eigene Server kaufen?
Der Support für Confluence Server endete am 15. Februar 2024. Seit dem 30. März 2026 können Neukunden Confluence Data Center nicht mehr kaufen. Bestehende Kunden können noch bis zum 30. März 2028 kaufen und erweitern. Das Produktende folgt am 28. März 2029. Prüfen Sie jetzt Confluence Cloud oder eine Alternative. Testen Sie Inhalte, Berechtigungen und Abläufe mit Marketplace-Apps, bevor Sie den Weg der Migration festlegen.
Kann ich meine Confluence-Seiten in Polybase importieren?
Einen automatischen Import aus Confluence gibt es heute nicht. Polybase importiert DOCX, und bei der Einführung unterstützen wir Sie mit Migrationshilfe. Exporte als PDF und Markdown helfen, geprüfte Seiteninhalte zu übertragen. Historie, Berechtigungen und vollständige Backups der Instanz ersetzen sie nicht. Planen Sie diese getrennt.
Hat Polybase Makros und Plugins wie Confluence?
Nein. Es gibt keinen Marketplace für Makros oder Apps. Hängt Ihr Nutzen von Confluence an bestimmten Marketplace-Apps, prüfen Sie vor dem Wechsel, ob es Entsprechungen gibt. Polybase bietet stattdessen Konnektoren für GitHub und HubSpot, die Anbindung an KI-Tools wie Claude und ChatGPT sowie Automatisierungen, die Sie visuell gestalten.
Was kostet Polybase im Vergleich zu Confluence?
Preise auf Anfrage – vereinbaren Sie eine Demo, dann erstellen wir ein Angebot für Ihr Team. Der Preis richtet sich nach Modulen und Bereitstellung. Beachten Sie: Der Listenpreis von Confluence ist selten die ganze Rechnung. Marketplace-Apps werden meist pro Nutzer für die gesamte Site berechnet. Ob Polybase insgesamt günstiger ist, hängt davon ab, was es sonst noch ersetzt. In der Demo gehen wir Ihre bisherigen Tools gemeinsam durch.
Dokumentation und Primärquellen
Quellen geprüft am 1. November 2026. Prüfen Sie vor dem Kauf die Details zu Edition und Tarif.
- Atlassian: Ende des Server-Supports
- Atlassian: Verkauf und Produktende von Data Center
- Atlassian: Umfang der Datenresidenz
- Atlassian: Export aus Confluence Cloud
- Outline: aktuelle BSL-Lizenz
- Outline: Voraussetzungen für Self-Hosting
- BookStack: MIT-Lizenz und Projekt-FAQ
- Notion: Enterprise-Datenresidenz
- Microsoft: Installation von SharePoint Server
- GitBook: Self-Hosting des Renderers
- BookStack: Backup von Datenbank, Dateien und Konfiguration
- BookStack: Anmeldung und Kontozuordnung
- BookStack: Export und Portable ZIP
- XWiki: Lizenzen für Plattform und Inhalte
- XWiki: Anmeldeoptionen
- XWiki: vollständiges Backup und Wiederherstellung
- XWiki: Exportformate und Grenzen
- Polybase: Checkliste für die Confluence-Migration
Die Produktnamen bezeichnen lediglich die verglichenen Tools und bedeuten keine Empfehlung durch die Markeninhaber.
Polybase und Confluence im direkten Vergleich.
Vereinbaren Sie eine Demo (30 Min.). Wir zeigen Ihnen ein Dokument, das im Channel entsteht – direkt neben dem Chat und den Aufgaben, aus denen es kommt. Oder lesen Sie zuerst den ausführlichen Direktvergleich.
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