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Souveräner Arbeitsplatz · 2026

Microsoft-365-Alternative für den souveränen Arbeitsplatz

Sie entscheiden, wer Ihre Office-Suite betreibt und wo Ihre Daten liegen.

Wer betreibt die Lösung? Wo liegen die Daten? Welche Teile von Microsoft 365 ersetzt sie wirklich? Wir vergleichen Open-Source-Suiten für den Eigenbetrieb ebenso wie Cloud-Dienste mit Rechenzentren in der EU.

Vergleich auf einen BlickSo ist dieser Ratgeber entstanden

Redaktionell aktualisiert: 1. November 2026

Was soll Ihr nächstes Tool besser machen?

Microsoft 365 deckt mehrere Bereiche ab: Mail und Kalender in Outlook, Word, Excel und PowerPoint, Dateien in OneDrive und SharePoint sowie Chat und Meetings in Teams. Eine Alternative ersetzt selten alles in einem Produkt. Listen Sie deshalb zuerst auf, welche Bereiche Ihre Organisation wirklich braucht.

In Europa folgt schnell die zweite Frage: Wer kontrolliert den Dienst? Mit der EU Data Boundary sagt Microsoft zu, Kundendaten von Microsoft 365 in der EU und EFTA zu speichern und zu verarbeiten – mit dokumentierten Ausnahmen. Ein Speicherort heißt aber nicht, dass Sie den Dienst selbst betreiben. Dieser Ratgeber vergleicht openDesk, Nextcloud Hub, Proton for Business, Zoho Workplace, Google Workspace und Polybase. Polybase ist unser Produkt und überall gekennzeichnet.

Vergleich auf einen Blick

Unterschiedliche Tools für unterschiedliche Aufgaben

Klären Sie Ihre Anforderungen und vergleichen Sie dann die Unterschiede.

Vergleich auf einen Blick

Sechs Alternativen zu Microsoft 365.
Die Optionen im ÜberblickIdeal fürWas Sie prüfen sollten
openDeskBehörden und große Organisationen, die Microsoft 365 durch Open Source im Eigenbetrieb ersetzen wollen.Mehrere verbundene Anwendungen bedeuten echten Betriebsaufwand. Hinter dem gemeinsamen Portal behält jede Anwendung ihre eigene Oberfläche.
Nextcloud HubOrganisationen, die eine Datei-Cloud mit Sync-Clients auf eigenen Servern wollen und den Rest der Suite selbst darum herum aufbauen.Sie betreiben die Plattform. Updates, Office-Engine, App-Kompatibilität und Performance-Tuning liegen bei Ihnen oder Ihrem Anbieter.
Proton for BusinessKleine und mittlere Teams, denen verschlüsselte Mail und Dateiablage bei einem Schweizer Anbieter am wichtigsten sind.Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schränkt Funktionen auf dem Server und Integrationen ein. Testen Sie Docs und Sheets mit Ihren Word- und Excel-Dateien. Planen Sie Teamchat und Projektarbeit separat.
Zoho WorkplaceUnternehmen, die eine gleichwertige Cloud-Suite mit Mail-Hosting außerhalb von Microsoft und Google suchen.Kein Self-Hosting. Zohos Datenschutz-FAQ beschreibt seltenen Support-Zugriff durch die indische Gesellschaft auf Basis von Standardvertragsklauseln. Prüfen Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Google WorkspaceOrganisationen, die eine ausgereifte Cloud-Suite wollen und einen US-Anbieter akzeptieren.Eine Datenregion in Europa klärt, wo Daten liegen – nicht, wer den Dienst betreibt. Wer von Microsoft 365 zu Google wechselt, verlagert die Abhängigkeit, statt sie zu beseitigen.
PolybaseUnser ProduktTeams, die Teams, SharePoint, Planner und Gruppenpostfächer durch einen Workspace ersetzen wollen, den sie selbst betreiben können.Keine vollständige Office-Suite: Komplexe Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien können sich bei der Konvertierung ändern. Polybase ist ein Mail-Client, kein Mailserver. Noch nicht nach SOC 2 oder ISO 27001 zertifiziert.
Die Optionen im Überblick

Sechs Alternativen zu Microsoft 365.

  • openDesk

    Der Open-Source-Arbeitsplatz für die Verwaltung

    Produktwebsite

    openDesk entwickelt das Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS). Es verbindet Open-Source-Anwendungen: OX App Suite für Groupware, Nextcloud für Dateien, Collabora für die Office-Bearbeitung, Element für Chat, Jitsi für Video, XWiki für Wissen, OpenProject für Projekte und Notes für gemeinsame Notizen.

    Ideal für
    Behörden und große Organisationen, die Microsoft 365 durch Open Source im Eigenbetrieb ersetzen wollen.
    Bereitstellung
    Betrieb durch Sie, einen Hosting-Partner oder als Cloud-Dienst. Die Community Edition ist kostenlos. Für den Produktivbetrieb empfiehlt sich die Enterprise Edition.
    Was Sie prüfen sollten
    Mehrere verbundene Anwendungen bedeuten echten Betriebsaufwand. Hinter dem gemeinsamen Portal behält jede Anwendung ihre eigene Oberfläche.

  • Nextcloud Hub

    Dateien, Groupware, Office und Anrufe im Eigenbetrieb

    Produktwebsite

    Nextcloud Hub verbindet Files mit Talk für Chat und Anrufe, Groupware für Mail, Kalender und Kontakte sowie Nextcloud Office für gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten. Es läuft auf Ihren eigenen Servern, bei einem Hosting-Anbieter oder mit Enterprise-Subscription.

    Ideal für
    Organisationen, die eine Datei-Cloud mit Sync-Clients auf eigenen Servern wollen und den Rest der Suite selbst darum herum aufbauen.
    Bereitstellung
    Self-Hosting (AGPL Open Source), Hosting-Anbieter oder Nextcloud Enterprise.
    Was Sie prüfen sollten
    Sie betreiben die Plattform. Updates, Office-Engine, App-Kompatibilität und Performance-Tuning liegen bei Ihnen oder Ihrem Anbieter.

  • Proton for Business

    Ende-zu-Ende-verschlüsselte Mail, Ablage und Dokumente

    Produktwebsite

    Die Workspace-Tarife von Proton for Business umfassen Mail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Pass, VPN und Meet. Proton sitzt in der Schweiz und gibt an, dass der Workspace standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist.

    Ideal für
    Kleine und mittlere Teams, denen verschlüsselte Mail und Dateiablage bei einem Schweizer Anbieter am wichtigsten sind.
    Bereitstellung
    Von Proton gehostet; keine Self-Hosting-Edition.
    Was Sie prüfen sollten
    Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schränkt Funktionen auf dem Server und Integrationen ein. Testen Sie Docs und Sheets mit Ihren Word- und Excel-Dateien. Planen Sie Teamchat und Projektarbeit separat.

  • Zoho Workplace

    Eine vollständige Office-Suite in der Cloud

    Produktwebsite

    Zoho Workplace umfasst Mail, Calendar, Cliq für Chat, WorkDrive für Dateien, Writer, Sheet und Show für Office-Dokumente sowie Meeting für Videoanrufe. Konten im EU-Rechenzentrum von Zoho nutzen die Domain zoho.eu.

    Ideal für
    Unternehmen, die eine gleichwertige Cloud-Suite mit Mail-Hosting außerhalb von Microsoft und Google suchen.
    Bereitstellung
    Nur Zoho-Cloud; EU-Rechenzentrum verfügbar.
    Was Sie prüfen sollten
    Kein Self-Hosting. Zohos Datenschutz-FAQ beschreibt seltenen Support-Zugriff durch die indische Gesellschaft auf Basis von Standardvertragsklauseln. Prüfen Sie das mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

  • Google Workspace

    Die wichtigste Alternative in der Cloud

    Produktwebsite

    Google Workspace umfasst Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet und Chat. Unterstützte Editionen können erfasste Daten in der Datenregion Europa speichern. Einstellungen zur Datenverarbeitung und clientseitige Verschlüsselung gibt es nur in ausgewählten Editionen.

    Ideal für
    Organisationen, die eine ausgereifte Cloud-Suite wollen und einen US-Anbieter akzeptieren.
    Bereitstellung
    Nur Google-Cloud; Datenregionen in unterstützten Editionen.
    Was Sie prüfen sollten
    Eine Datenregion in Europa klärt, wo Daten liegen – nicht, wer den Dienst betreibt. Wer von Microsoft 365 zu Google wechselt, verlagert die Abhängigkeit, statt sie zu beseitigen.

  • Polybase

    Unser Produkt

    Der souveräne Team-Workspace

    Produktwebsite

    Polybase bündelt Chat, Anrufe, Aufgaben, Dokumente und Wikis, Dateien in Drive, einen E-Mail-Client, Kalender und Tabellen an einem Ort. DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien öffnen Sie direkt neben der Diskussion im Channel. Anrufe sind verschlüsselt.

    Zur Offenheit: Polybase ist unser Produkt. Lesen Sie diesen Eintrag als Sicht des Herstellers. Die Schwäche unten ist so real wie bei allen anderen.

    Ideal für
    Teams, die Teams, SharePoint, Planner und Gruppenpostfächer durch einen Workspace ersetzen wollen, den sie selbst betreiben können.
    Bereitstellung
    EU-Cloud oder eigene Server. Polybase läuft auch vollständig offline, ohne Internetverbindung.
    Was Sie prüfen sollten
    Keine vollständige Office-Suite: Komplexe Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien können sich bei der Konvertierung ändern. Polybase ist ein Mail-Client, kein Mailserver. Noch nicht nach SOC 2 oder ISO 27001 zertifiziert.
So wählen Sie aus

Fünf Fragen, bevor Sie Microsoft 365 ersetzen.

  1. 01

    Welche Bereiche von Microsoft 365 ersetzt es?

    Mail, Kalender, Office-Bearbeitung, Dateien, Chat und Meetings sind getrennte Bereiche. Ordnen Sie jedem ein Tool zu. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Suite alles abdeckt.

  2. 02

    Wer betreibt den Dienst?

    Die Cloud eines Herstellers, ein europäischer Anbieter oder Ihr eigenes Team. Der Betreiber entscheidet, wer auf Daten zugreift, Updates einspielt und auf behördliche Anfragen antwortet.

  3. 03

    Wo liegen und wo verarbeitet es Ihre Daten?

    Suchen Sie in der Dokumentation zum Datenstandort nach Ausnahmen: Support-Zugriff, Unterauftragsverarbeiter, Logs und Funktionen außerhalb der gewählten Region.

  4. 04

    Wie gut kommt es mit Ihren Office-Dateien klar?

    Testen Sie echte Dokumente mit Änderungsverfolgung, Formeln und aufwendigen Layouts. An der Formatkompatibilität scheitern die meisten Migrationen.

  5. 05

    Was kostet der Betrieb?

    Vergleichen Sie Lizenzen zusammen mit Hosting, Administration, Support und Migrationsaufwand. Open Source spart Lizenzgebühren, aber nicht den Betrieb.

Vor dem Wechsel

Klären Sie Ihre Anforderungen und vergleichen Sie dann die Unterschiede.

Zerlegen Sie Microsoft 365 in die Bereiche, die Sie nutzen

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Postfächer und gemeinsame Kalender, Word- und Excel-Dateien mit Makros oder aufwendigen Layouts, SharePoint-Sites und Berechtigungen, Teams-Channels und Meetings sowie der Identitätsanbieter für die Anmeldung. Jeder Bereich kann in einem anderen Tool landen. Das ist oft realistischer als ein einziger Ersatz für alles.

Am schwierigsten zieht die Office-Bearbeitung um. Suiten auf Basis von Collabora Online wie openDesk und Nextcloud Office bearbeiten Office-Formate im Browser. Polybase öffnet und bearbeitet DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien und legt sie neben die Diskussion im Channel und die Aufgaben. Aufwendige Layouts, Formeln oder Effekte können sich bei der Konvertierung aber ändern. Erstellt Ihr Team täglich komplexe Arbeitsmappen, testen Sie vor der Entscheidung Ihre eigenen Dateien.

Datenstandort heißt nicht Eigenbetrieb

Microsofts EU Data Boundary, die Datenregionen von Google Workspace und Zohos EU-Rechenzentren regeln, wo Daten gespeichert werden. Alle haben dokumentierte Grenzen. Microsoft nennt Übermittlungen, die weiterhin außerhalb der Grenze stattfinden. Googles Einstellung zur Datenverarbeitung gibt es nur in ausgewählten Editionen. Zoho beschreibt seltenen Support-Zugriff durch seine indische Gesellschaft auf Basis von Standardvertragsklauseln. Lesen Sie diese Unterlagen mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Verlassen Sie sich nicht auf den Namen der Region.

Mit Self-Hosting stellt sich die Frage anders. Bei openDesk, Nextcloud oder Polybase auf eigenen Servern kümmern sich Ihr Team oder ein Anbieter Ihrer Wahl um Infrastruktur, Backups und Updates. Das bringt mehr Kontrolle und mehr Arbeit. Planen Sie Patches, Monitoring und Wiederherstellungstests ein. Polybase folgt den Grundsätzen der DSGVO. Die Pflichten aus der DSGVO bleiben aber bei Ihrer Organisation – egal, wo die Software läuft.

Testen Sie im Pilotprojekt, bevor Sie wechseln

Wählen Sie ein Team und einen Monat echter Arbeit. Ziehen Sie ein Postfach oder Gruppenpostfach um, dazu einen Projektordner mit typischen Word- und Excel-Dateien und die regelmäßigen Meetings des Teams. Prüfen Sie Kalendereinladungen mit externen Gästen, Dateifreigaben mit Partnern und die Anmeldung über Ihren Identitätsanbieter.

Polybase bindet bestehende Microsoft-365-Mailkonten direkt an. So arbeitet ein Team schon in Polybase, während die Mail während der Umstellung beim bisherigen Anbieter bleibt. Einen automatischen Import aus Microsoft 365 gibt es nicht. Bei der Einführung helfen wir bei der Migration.

Unser Produkt

Wann Polybase passt

Illustration der Polybase-Oberfläche
Illustration der Polybase-Oberfläche

Wann es passt

  • Eine App statt vieler Einzel-Apps

    Chat, Anrufe, Aufgaben, Dokumente, Dateien, E-Mail und Kalender liegen an einem Ort und folgen einem Berechtigungsmodell. Sie verwalten nicht mehr Teams, SharePoint, Planner und Outlook getrennt.

  • Sie wählen den Betreiber

    Betreiben Sie Polybase in unserer EU-Cloud oder auf Ihren eigenen Servern. Wie Datenhoheit dabei funktioniert, zeigt die Seite zur Souveränität.

  • Office-Dateien direkt bei der Arbeit

    Sie öffnen und bearbeiten DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien neben dem Channel, der Aufgabe oder dem Thread, zu dem sie gehören. Dokumente haben einen Versionsverlauf.

Was Sie prüfen sollten

  • Tiefe der Office-Bearbeitung

    Aufwendige Word-Layouts, Excel-Formeln und PowerPoint-Effekte können sich bei der Konvertierung ändern. Wer viel mit Tabellen und Dokumenten arbeitet, behält eventuell eine Office-Suite neben Polybase.

  • Mail-Hosting

    Polybase ist ein E-Mail-Client und verbindet sich mit Ihrem bestehenden Mail-Anbieter. Für Ihre Domain brauchen Sie weiterhin einen Mail-Anbieter.

  • Migrations-Tools

    Noch kein automatischer Import aus Microsoft 365. Bei der Einführung helfen wir bei der Migration.

Fragen

Microsoft 365 ablösen.

Was ist die beste Microsoft-365-Alternative für Organisationen in Europa?

Das hängt vom Bereich und vom Betreiber ab. openDesk und Nextcloud Hub sind Open-Source-Suiten, die Sie selbst betreiben können. Proton for Business konzentriert sich auf verschlüsselte Mail und Dateien. Zoho Workplace und Google Workspace sind Cloud-Suiten mit Speicheroptionen in der EU. Polybase ersetzt Zusammenarbeit wie in Teams, Aufgaben und Dokumente an einem Ort, den Sie selbst betreiben können. Eine vollständige Office-Suite ist Polybase aber nicht.

Ist die EU Data Boundary von Microsoft dasselbe wie ein souveräner Arbeitsplatz?

Nein. Mit der EU Data Boundary sagt Microsoft zu, Kundendaten seiner Enterprise-Onlinedienste in der EU und EFTA zu speichern und zu verarbeiten – mit dokumentierten Ausnahmen. Den Dienst betreibt weiterhin Microsoft. Bei einem souveränen Arbeitsplatz betreiben meist Sie oder ein Anbieter Ihrer Wahl die Software. So haben Sie Infrastruktur und Updates in der Hand.

Kann Polybase Word, Excel und PowerPoint ersetzen?

Teilweise. Polybase öffnet und bearbeitet DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien und legt sie zum passenden Channel und zu den Aufgaben. Aufwendige Layouts, Formeln oder Effekte können sich bei der Konvertierung ändern. Prüfen Sie deshalb wichtige Dateien. Teams, die täglich komplexe Office-Dokumente erstellen, behalten eventuell eine Office-Suite neben Polybase.

Ist Polybase DSGVO-konform?

Polybase folgt den Grundsätzen der DSGVO. Mit Self-Hosting entscheiden Sie, wo Daten liegen und wer den Dienst betreibt. Ob Sie konform sind, hängt davon ab, wie Ihre Organisation die Software nutzt und dokumentiert. Polybase ist noch nicht nach SOC 2 oder ISO 27001 zertifiziert. Beides steht auf unserer Roadmap.

Können wir Microsoft 365 schrittweise ablösen?

Ja. Viele Teams ersetzen zuerst Teams, Planner und Gruppenpostfächer. Die Mail bleibt dabei beim bisherigen Anbieter. Polybase bindet Microsoft-365-Mailkonten während der Umstellung an. Einen automatischen Import gibt es noch nicht. Bei der Einführung helfen wir bei der Migration.

Quellen

Dokumentation und Primärquellen

Quellen geprüft am 1. November 2026. Prüfen Sie Editionen, Regionen und Tarife vor dem Kauf beim jeweiligen Anbieter.

Nächster Schritt

Was Polybase von Microsoft 365 übernehmen kann.

Vereinbaren Sie eine Demo von 30 Min. Wir zeigen Ihnen, wie Ihre heutige Microsoft-365-Umgebung in einer App aufgeht. Oder lesen Sie zuerst, wie wir digitale Souveränität angehen.

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