7 Confluence-Alternativen
Ein Team-Wiki, das im Alltag nützlich bleibt.
Vergleichen Sie Wiki- und Dokumentationstools nach Betrieb, Lizenz und Migrationsaufwand. Optionen für europäische Teams reichen von einer EU-Cloud-Region bis zur eigenen Infrastruktur.
Redaktionell aktualisiert: 19. Oktober 2026
Was soll Ihr nächstes Tool besser machen?
Bei der Suche nach einer Confluence-Alternative zählt zuerst, was den Wechsel überstehen muss: Seitenstruktur, Berechtigungen, Jira-Workflows oder die Kontrolle über die Server. Dieser Guide vergleicht Polybase, Notion, Outline, BookStack, XWiki, SharePoint und GitBook anhand dieser unterschiedlichen Anforderungen.
Der Support für Confluence Server endete am 15. Februar 2024. Auch für Confluence Data Center steht das Ende fest: Der Verkauf an Neukunden endete am 30. März 2026, das Produktende ist für den 28. März 2029 angesetzt. Unten erläutern wir den Zeitplan, Self-Hosting-Lizenzen und die praktischen Prüfungen vor einer Migration. Polybase ist unser Produkt und wird entsprechend gekennzeichnet.
Unterschiedliche Tools für unterschiedliche Aufgaben
Klären Sie Ihre Anforderungen und vergleichen Sie dann die Unterschiede.
Vergleich auf einen Blick
| Die Optionen ansehen | Ideal für | Was Sie prüfen sollten |
|---|---|---|
| Outline | Teams, die ein eigenständiges modernes Wiki wollen und die Lizenz- und Betriebsanforderungen ihrer Edition erfüllen können. | Prüfen Sie die BSL-Nutzungsgrenzen und Funktionen kostenpflichtiger Tarife. Beim Self-Hosting betreiben Sie PostgreSQL, Redis und Dateispeicher selbst; Aufgaben, Chat und Calls bleiben separate Tools. |
| Notion | Teams, die flexible Docs plus leichtgewichtige Datenbanken in einem polierten Cloud-Tool wollen. | Kein Self-Hosting, und Flexibilität schneidet in beide Richtungen: Große Workspaces driften ohne echte Kuratierungsdisziplin ins Chaos, und je tiefer Sie auf den Datenbanken aufbauen, desto schwerer wird der Abschied. |
| BookStack | Kleine und mittlere Teams, die verlässliche self-hosted Dokumentation mit minimalem Betriebsaufwand wollen. | Die feste Regal–Buch–Kapitel-Hierarchie ist meinungsstark, Echtzeit-Co-Editing gibt es derzeit nicht, und das Schreiberlebnis ist schlichter als moderne Block-Editoren — mit Absicht, aber schlichter. |
| XWiki | Teams, die ein konfigurierbares Wiki benötigen und Datenbank, Dateien, Anmeldung und Erweiterungen betreuen können. | Planen Sie Wartung und kompatible Erweiterungen. Seitenexporte einschließlich XAR-Archiven ersetzen kein vollständiges Instanzbackup mit Wiederherstellungstest. |
| SharePoint | Microsoft-orientierte Organisationen mit Bedarf an Intranet und Dokumentbibliotheken sowie Administratoren für Zugriff und Governance. | Mächtig, aber schwer: Damit sich SharePoint wie ein angenehmes Wiki anfühlt, braucht es echte Konfigurationsarbeit und einen Admin, der es besitzt — und das tägliche Schreiberlebnis hinkt modernen Block-Editoren hinterher. |
| PolybaseUnser Produkt | Teams, deren Dokumentation neben den Gesprächen und Aufgaben leben soll, die sie hervorbringen, und Organisationen, die das Wiki auf eigener Infrastruktur wollen. | Kein Makro- oder Plugin-Marketplace — Confluences App-Ökosystem hat hier kein Gegenstück — und Import/Export reift noch: DOCX hinein, PDF und Markdown heraus, noch kein automatischer Confluence-Importer. |
| GitBook | Entwicklergerichtete Produkt-Docs und öffentliche Wissensbasen mit Publishing-Workflow. | Gebaut für kuratierte, veröffentlichte Dokumentation, weniger für ein wucherndes internes Wiki — und die Preise pro Nutzer summieren sich, sobald das ganze Unternehmen Schreibzugriff braucht. |
Die sieben Kandidaten.
- Produktwebsite
Outline
Die moderne Wissensbasis mit zugänglichem Quellcode
Outline ist eine Markdown-freundliche Wissensbasis mit Echtzeitbearbeitung und einem klaren Leseerlebnis. Es gibt gehostete Cloud- und Self-Hosting-Editionen. Der aktuelle Quellcode steht unter BSL 1.1, einer Source-Available-Lizenz und keiner Open-Source-Lizenz.
- Ideal für
- Teams, die ein eigenständiges modernes Wiki wollen und die Lizenz- und Betriebsanforderungen ihrer Edition erfüllen können.
- Hosting-Modell
- Gehostete Cloud oder Self-Hosting unter BSL-/kommerziellen Bedingungen.
- Was Sie prüfen sollten
- Prüfen Sie die BSL-Nutzungsgrenzen und Funktionen kostenpflichtiger Tarife. Beim Self-Hosting betreiben Sie PostgreSQL, Redis und Dateispeicher selbst; Aufgaben, Chat und Calls bleiben separate Tools.
- Produktwebsite
Notion
Der All-in-one-Workspace für Docs und Datenbanken
Notion hat Dokumente, Wikis und leichtgewichtige Datenbanken auf eine flexible, blockbasierte Fläche gebracht — mit einem riesigen Template-Ökosystem und einem starken KI-Fokus. Für Teams, die Wissensbasis und Tracker im selben flexiblen Tool wollen, hat es die Kategorie neu definiert, die früher Confluence gehörte.
- Ideal für
- Teams, die flexible Docs plus leichtgewichtige Datenbanken in einem polierten Cloud-Tool wollen.
- Hosting-Modell
- Nur SaaS.
- Was Sie prüfen sollten
- Kein Self-Hosting, und Flexibilität schneidet in beide Richtungen: Große Workspaces driften ohne echte Kuratierungsdisziplin ins Chaos, und je tiefer Sie auf den Datenbanken aufbauen, desto schwerer wird der Abschied.
- Produktwebsite
BookStack
Das geradlinige Open-Source-Wiki
BookStack ist ein kostenloses, MIT-lizenziertes Wiki, das Inhalte wie eine Bibliothek ordnet: Regale, Bücher, Kapitel, Seiten. Als schlichte PHP-Anwendung läuft es zufrieden auf bescheidener Hardware — was es zum stillen Favoriten für interne Dokumentation und IT-Teams gemacht hat.
- Ideal für
- Kleine und mittlere Teams, die verlässliche self-hosted Dokumentation mit minimalem Betriebsaufwand wollen.
- Hosting-Modell
- Self-hosted (Open Source); Managed Hosting über Drittanbieter.
- Was Sie prüfen sollten
- Die feste Regal–Buch–Kapitel-Hierarchie ist meinungsstark, Echtzeit-Co-Editing gibt es derzeit nicht, und das Schreiberlebnis ist schlichter als moderne Block-Editoren — mit Absicht, aber schlichter.
- Produktwebsite
XWiki
Eine Open-Source-Wiki-Plattform für den eigenen Betrieb
XWiki ist eine selbst hostbare Wiki-Plattform. Der Plattformcode steht unter LGPL 2.1; vorinstallierte Wiki-Inhalte und zusätzliche Erweiterungen haben eigene Lizenzen. LDAP- und OpenID-Connect-Authentifikatoren sind als Erweiterungen verfügbar und benötigen Einrichtung sowie Kontozuordnung.
- Ideal für
- Teams, die ein konfigurierbares Wiki benötigen und Datenbank, Dateien, Anmeldung und Erweiterungen betreuen können.
- Hosting-Modell
- Selbst gehostete Wiki-Plattform.
- Was Sie prüfen sollten
- Planen Sie Wartung und kompatible Erweiterungen. Seitenexporte einschließlich XAR-Archiven ersetzen kein vollständiges Instanzbackup mit Wiederherstellungstest.
- Produktwebsite
Polybase
Unser ProduktDer souveräne Team-Workspace
Polybase verbindet die Docs eines Kanals mit Chat, Tasks und Calls desselben Projekts: gemeinsame Textbearbeitung in Web/Electron, Präsenz, Versionshistorie, Kommentare und Volltextsuche. Neu hochgeladene DOCX-Dateien nutzen zuerst den Import-/Bearbeiten-/Speichern-Ablauf. Seiten lassen sich als PDF und Markdown exportieren; Viewer und OCR machen Dateiinhalte durchsuchbar. Der Betrieb ist vollständig offline möglich; Calls benötigen einen selbst gehosteten LiveKit-Medienserver im selben Netzwerk.
Volle Transparenz: Polybase ist unser Produkt. Lesen Sie diesen Eintrag als Herstellerperspektive — die Einschränkung unten ist so real wie bei allen anderen.
- Ideal für
- Teams, deren Dokumentation neben den Gesprächen und Aufgaben leben soll, die sie hervorbringen, und Organisationen, die das Wiki auf eigener Infrastruktur wollen.
- Hosting-Modell
- EU-Cloud, private VPC oder self-hosted / Air-Gap.
- Was Sie prüfen sollten
- Kein Makro- oder Plugin-Marketplace — Confluences App-Ökosystem hat hier kein Gegenstück — und Import/Export reift noch: DOCX hinein, PDF und Markdown heraus, noch kein automatischer Confluence-Importer.
- Produktwebsite
GitBook
Polierte Docs, verdrahtet mit Git
GitBook ist eine Dokumentationsplattform, die für Produkt- und API-Docs geliebt wird: Git-Sync, branchbasierte Change-Requests und Publishing, das ab Werk gut aussieht. Wenn Ihre Dokumentation kuratierter Inhalt mit Publikum ist — Kunden, Entwickler, Öffentlichkeit — merkt man das.
- Ideal für
- Entwicklergerichtete Produkt-Docs und öffentliche Wissensbasen mit Publishing-Workflow.
- Hosting-Modell
- Cloud-Workspace; der Renderer für veröffentlichte Inhalte lässt sich selbst hosten, Bearbeitung und Inhaltsverwaltung bleiben gehostet.
- Was Sie prüfen sollten
- Gebaut für kuratierte, veröffentlichte Dokumentation, weniger für ein wucherndes internes Wiki — und die Preise pro Nutzer summieren sich, sobald das ganze Unternehmen Schreibzugriff braucht.
Fünf Fragen, die Sie vor dem Wechsel stellen sollten.
- 01
Wiki neben der Arbeit oder separates Silo?
Dokumente neben den Gesprächen, Aufgaben und Calls, aus denen sie entstehen, bieten hilfreichen Kontext für die Pflege. Legen Sie fest, wer jede Seite prüft und wann sie aktualisiert werden soll.
- 02
Können Sie es wirklich selbst hosten?
Prüfen Sie neben den Servern auch Lizenz, Edition und Produktlebenszyklus. Für Confluence Data Center steht das Produktende fest. Auch alternative Self-Hosting-Installationen benötigen Verantwortliche für Updates, Anmeldung, Backups und Wiederherstellung.
- 03
Wie fühlt sich das Schreiben 2026 an?
Testen Sie eine täglich bearbeitete Seite mit Tabellen, Kommentaren, gleichzeitigen Änderungen und Navigation. Verwenden Sie in jedem Editor denselben Inhalt, um Schreiben und Pflege sinnvoll zu vergleichen.
- 04
Bekommen Sie Ihre Inhalte wieder heraus?
Import ist die Ankunft; Export ist die Freiheit zu gehen. Schauen Sie sich an, welche Formate jedes Tool liest und schreibt, bevor Sie Jahre an Wissen hineingießen.
- 05
Was macht die Rechnung, wenn Sie wachsen?
Stufen pro Nutzer, Enterprise-only-Editionen und Marketplace-Apps, die selbst pro Nutzer über die ganze Site bepreist sind — rechnen Sie die Gesamtkosten mit dem Personalstand von nächstem Jahr, nicht von heute.
Klären Sie Ihre Anforderungen und vergleichen Sie dann die Unterschiede.
Self-hosted Confluence-Alternativen nach Data Center
Bestehende Confluence-Data-Center-Kunden können bis zum 30. März 2028 neue Abonnements und Erweiterungen kaufen. Atlassian plant, Abonnements und zugehörige Apps zum Produktende am 28. März 2029 schreibgeschützt zu machen. Planen Sie den Wechsel anhand Ihrer Inhalte und App-Abhängigkeiten, statt Data Center als dauerhaftes Self-Hosting-Ziel anzusehen.
Self-Hosting und Open Source sind verschiedene Eigenschaften. BookStack steht unter der MIT-Lizenz. Outline veröffentlicht seinen aktuellen Quellcode unter BSL 1.1; die Bedingungen beschränken das Angebot eines kommerziellen Dokumentendienstes für Dritte. Polybase bietet Self-Hosting zu kommerziellen Bedingungen. Vergleichen Sie Lizenz, benötigte Funktionen, Anmeldung und Betriebskosten gemeinsam.
Für europäische Teams: Datenstandort und Betriebskontrolle
Eine EU-Hosting-Region beantwortet die Standortfrage. Sie bestimmt weder die Eigentumsverhältnisse des Anbieters noch, dass jede Datenkategorie in dieser Region bleibt. Confluence Cloud bietet Datenresidenz für festgelegte Datenarten. Notion bietet sie für berechtigte Enterprise-Workspaces mit eigenen Ausnahmen. Prüfen Sie Kontodaten, Integrationen, Supportzugriff und die Vertragsbedingungen gesondert.
Polybase bietet Cloud-Hosting in einer EU-Region, private VPC und Self-Hosting. Beim Self-Hosting wählt und betreibt Ihr Team die Infrastruktur, PostgreSQL-Backups und den Dateispeicher. Planen Sie Updates, Monitoring und Wiederherstellung mit ein. Vollständig offline betriebene Calls benötigen einen selbst gehosteten LiveKit-Medienserver im selben Netzwerk.
Eine praktikable Migration von Confluence
Beginnen Sie mit einem repräsentativen Bereich: normale und verschachtelte Seiten, Tabellen, Anhänge, interne Links, Makros und eingeschränkte Inhalte. Confluence Cloud exportiert einzelne Seiten als Word oder PDF und Bereiche in mehreren Formaten, jeweils mit Einschränkungen. Ein Export ist Ausgangsmaterial für einen Test und kein Nachweis, dass ein anderes Tool Berechtigungen, Historie oder Apps übernimmt.
Polybase unterstützt DOCX-Import und PDF-/Markdown-Export, hat heute aber keinen automatischen Confluence-Importer. Prüfen Sie, ob exportierte Word-Inhalte in nutzbare DOCX-Dateien umgewandelt werden können; kontrollieren Sie Formatierung, Links und Anhänge im Pilotprojekt. Richten Sie Berechtigungen und makroabhängige Abläufe gezielt neu ein. Bewahren Sie den Originalexport auf und klären Sie den Zugriff auf archivierte Historie. Beim Onboarding unterstützen wir die Migration.
Identität und Zugriff vor der Self-Hosting-Auswahl prüfen
BookStack unterstützt OIDC als primäre Anmeldung; die dokumentierte Kontozuordnung verwendet eine externe Identität statt eines automatischen E-Mail-Abgleichs. XWiki bietet LDAP- und OIDC-Authentifikatoren als Erweiterungen. Testen Sie vorhandene Konten, Standardrollen und das Entfernen einer ausgeschiedenen Person mit dem geplanten Identitätsanbieter.
Polybase unterstützt heute E-Mail/Passwort, Magic Links, Authenticator-MFA und Passkeys in unterstützten Browsern. Mandantenadministratoren können OIDC-SSO-Anbieter und SCIM-2.0-Provisionierung konfigurieren. Testen Sie Einrichtung, Kontozuordnung über verifizierte Domains und Anmelderichtlinien in Ihrer Installation. Native SAML-Unterstützung ist nicht enthalten. Sind Identitätsföderation oder automatische Kontobereitstellung Pflicht, klären Sie diese Auswahlbedingung vor der Migrationsplanung.
Wiederherstellungspflichten statt nur Exportformate vergleichen
Bei BookStack gehören Datenbank, Uploads und Instanzkonfiguration ins Backup; behalten Sie beim Wiederherstellen den ursprünglichen APP_KEY. Ein XWiki-Instanzbackup muss Datenbank, permanente Daten und Konfiguration abdecken. Betreiber von selbst gehostetem Polybase verwalten PostgreSQL-Backups sowie Dateien auf einem Volume oder S3-kompatiblen Speicher. Stellen Sie eine Testinstanz wieder her und prüfen Sie eingeschränkten Zugriff, Anhänge und Kontozuordnung.
BookStack exportiert HTML, PDF, Text, Markdown und Portable ZIP; diese Inhaltsformate sind kein vollständiges Backup. XWiki bietet PDF-/HTML-Exporte und XAR-Archive, doch ein XAR allein sichert keine vollständige Instanz. Auch Polybase-PDF-/Markdown-Exporte erhalten nicht das gesamte Deployment. Trennen Sie die Übertragung geprüfter Inhalte von der Wiederherstellung des laufenden Dienstes.
Wann Polybase passt
Sie lesen diese Liste auf unserer Website — hier ist der Teil, den Anbieter sonst gern auslassen.

Wann es passt
Docs leben, wo die Arbeit passiert
Jeder Kanal hat seine Docs direkt neben Chat, Aufgaben und Calls. Die Entscheidung fällt, wird zum Task und wird am selben Ort dokumentiert — kein separates Wiki, das leise veraltet.
Ein Editor aus diesem Jahrzehnt
Gemeinsame Textbearbeitung in Web/Electron, Präsenz, Versionshistorie, Kommentare und Volltextsuche helfen Teams, Seiten gemeinsam zu pflegen. Neu hochgeladene DOCX-Dateien nutzen zuerst den Import-/Bearbeiten-/Speichern-Ablauf; native mobile gemeinsame Bearbeitung ist nicht enthalten.
Auf eigener Infrastruktur betreiben
Self-Hosting per Docker Compose ist auch vollständig offline möglich. Calls nutzen einen selbst gehosteten LiveKit-Medienserver im selben Netzwerk. Preise für Self-Hosting und Enterprise werden individuell vereinbart; berücksichtigen Sie auch den Administrationsaufwand.
Suche, die auch Ihre Dateien liest
Die Volltextsuche deckt Docs ab, und eingebaute Viewer für PDF, DOCX, XLSX und PPTX extrahieren Text per OCR — das Wissen in gescannten Anhängen wird auffindbar statt unsichtbar.
Klare Preise
Core kostet 10 € pro Nutzer/Monat, optionale Add-ons obendrauf — und es gibt keinen Marketplace pro Nutzer bepreister Apps, der die Rechnung leise vervielfacht, während Ihre Site wächst.
Was Sie prüfen sollten
Makros und Apps
Confluences Marketplace an Makros und Apps hat in Polybase kein Gegenstück. Es gibt eine REST-API, einen MCP-Server, GitHub- und HubSpot-Konnektoren und Flows-Automatisierung — aber ein makrolastiges Confluence-Setup lässt sich nicht eins zu eins übertragen.
Import- und Export-Reife
Heute: DOCX-Import, PDF- und Markdown-Export. Einen automatischen Confluence-Importer gibt es noch nicht — wir unterstützen die Migration beim Onboarding, automatische Importer stehen auf der Roadmap.
Zertifizierungen
Noch nicht zertifiziert — SOC 2 und ISO 27001 stehen auf unserer Roadmap. Sicherheitsfragebögen und Architekturfragen beantworten wir heute.
Enterprise-Anmeldung
Mandantenadministratoren können OIDC-SSO-Anbieter und SCIM-2.0-Provisionierung konfigurieren. Testen Sie Einrichtung, Kontozuordnung über verifizierte Domains und Anmelderichtlinien in Ihrer Installation. Native SAML-Unterstützung ist nicht enthalten.
Eine Confluence-Alternative auswählen.
Was ist 2026 die beste Confluence-Alternative?
Das hängt von Ihrer härtesten Anforderung ab. Ein modernes, selbst hostbares Wiki: Outline. Schlichte, verlässliche Open-Source-Dokumentation: BookStack. Eine konfigurierbare Wiki-Plattform mit Authentifikatoren: XWiki. Schon tief in Microsoft 365: SharePoint. Flexible Cloud-Docs plus Datenbanken: Notion. Veröffentlichte Produkt-Docs: GitBook. Docs neben dem Chat, den Aufgaben und Calls, aus denen sie entstehen, selbst hostbar in jeder Größe: genau dafür ist Polybase gebaut — wir sind befangen, lesen Sie also auch den direkten Vergleich.
Welche Confluence-Alternativen lassen sich selbst hosten?
Polybase, Outline, BookStack, XWiki und SharePoint Server bieten Self-Hosting mit unterschiedlichen Lizenzen und Betriebsmodellen. Outline nutzt BSL 1.1 mit zugänglichem Quellcode; BookStack ist MIT-Open-Source. Polybase unterstützt Offline-Betrieb mit einem selbst gehosteten LiveKit-Server für Calls. GitBooks Veröffentlichungs-Renderer lässt sich separat betreiben; damit hosten Sie aber nicht den Editor-Workspace. Notion ist ein Cloud-Workspace.
Kann ein Neukunde 2026 selbst gehostetes Confluence kaufen?
Der Support für Confluence Server endete am 15. Februar 2024. Seit dem 30. März 2026 können Neukunden Confluence Data Center nicht mehr kaufen. Neue Käufe und Erweiterungen bestehender Kunden enden am 30. März 2028, das Produktende folgt am 28. März 2029. Prüfen Sie Confluence Cloud oder eine Alternative und testen Sie Inhalte, Berechtigungen und Marketplace-Workflows vor der Entscheidung.
Kann ich meine Confluence-Seiten in Polybase importieren?
Einen automatischen Confluence-Importer gibt es heute nicht. Polybase importiert DOCX, und wir unterstützen die Migration beim Onboarding; automatische Importer stehen auf der Roadmap. PDF- und Markdown-Exporte helfen, geprüfte Seiteninhalte zu übertragen. Sie ersetzen weder Historie und Berechtigungen noch vollständige Instanzbackups. Planen Sie diese gesondert.
Hat Polybase Makros und Plugins wie Confluence?
Nein — es gibt keinen Makro- oder App-Marketplace. Wenn Ihr Confluence-Wert in bestimmten Marketplace-Apps steckt, prüfen Sie vor dem Wechsel die Gegenstücke. Was Polybase stattdessen bietet: eine REST-API, kanalweise gescopte API-Keys, einen MCP-Server, der mit Claude, Cursor und ChatGPT funktioniert, GitHub- und HubSpot-Konnektoren und Flows für visuelle Workflow-Automatisierung.
Was kostet Polybase im Vergleich zu Confluence?
Polybase Core kostet 10 € pro Nutzer/Monat, mit optionalen Add-ons wie Canvas, E-Mail, Tables und KI; self-hosted und Enterprise sind individuell — sprechen Sie mit uns. Und: Confluences Listenpreis ist selten die ganze Rechnung — Marketplace-Apps werden typischerweise pro Nutzer über die gesamte Site bepreist. Ob Polybase Ihre Gesamtkosten schlägt, hängt davon ab, was es sonst noch ersetzt — in einer Demo gehen wir Ihren realen Stack durch.
Dokumentation und Primärquellen
Quellen am 14. Oktober 2026 geprüft. Prüfen Sie vor dem Kauf die Details zu Edition und Tarif.
- Atlassian: Ende des Server-Supports
- Atlassian: Data-Center-Verkauf und Produktende
- Atlassian: Umfang der Datenresidenz
- Atlassian: Confluence-Cloud-Export
- Outline: aktuelle BSL-Lizenz
- Outline: Voraussetzungen für Self-Hosting
- BookStack: MIT-Lizenz und Projekt-FAQ
- Notion: Enterprise-Datenresidenz
- Microsoft: SharePoint-Server-Installation
- GitBook: eigenen Veröffentlichungs-Renderer betreiben
- BookStack: Datenbank-, Datei- und Konfigurationsbackup
- BookStack: OIDC-Kontozuordnung
- BookStack: Export und Portable ZIP
- XWiki: Plattform- und Inhaltslizenzen
- XWiki: Authentifikatoren
- XWiki: vollständiges Backup und Wiederherstellung
- XWiki: Exportformate und Grenzen
- Polybase: Checkliste für die Confluence-Migration
Produktnamen kennzeichnen die verglichenen Tools. Eine Empfehlung durch die Markeninhaber ist damit nicht verbunden.
Polybase neben Confluence sehen, Feature für Feature.
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