Alternativen-Guides
Souveräner Arbeitsplatz · 2026

Microsoft 365 Alternative für den souveränen Arbeitsplatz

Entscheiden, wer Ihre Office-Suite betreibt und wo Daten liegen.

Suiten und Workspaces danach vergleichen, wer sie betreibt, wo Daten liegen und welche Aufgaben aus Microsoft 365 sie tatsächlich übernehmen — von Open-Source-Suiten im eigenen Betrieb bis zu Cloud-Diensten mit EU-Region.

Vergleich auf einen BlickSo ist dieser Guide entstanden

Redaktionell aktualisiert: 19. Oktober 2026

Was soll Ihr nächstes Tool besser machen?

Microsoft 365 bündelt mehrere Aufgaben: Mail und Kalender in Outlook, Word, Excel und PowerPoint, Dateien in OneDrive und SharePoint sowie Chat und Meetings in Teams. Eine Microsoft-365-Alternative ersetzt selten alles in einem Produkt. Listen Sie deshalb zuerst die Aufgaben auf, von denen Ihre Organisation abhängt.

Bei der Suche nach einem souveränen Arbeitsplatz folgt schnell die zweite Frage: Wer betreibt den Dienst? Mit der EU Data Boundary verpflichtet sich Microsoft, Kundendaten von Microsoft 365 mit dokumentierten Ausnahmen in der EU und EFTA zu speichern und zu verarbeiten. Ein Speicherort ist aber nicht dasselbe wie ein eigener Betrieb. Dieser Leitfaden vergleicht openDesk, Nextcloud Hub, Proton for Business, Zoho Workplace, Google Workspace und Polybase. Polybase ist unser Produkt und durchgehend gekennzeichnet.

Vergleich auf einen Blick

Unterschiedliche Tools für unterschiedliche Aufgaben

Klären Sie Ihre Anforderungen und vergleichen Sie dann die Unterschiede.

Vergleich auf einen Blick

Sechs Alternativen zu Microsoft 365.
Die Optionen ansehenGeeignet fürWas Sie prüfen sollten
openDeskBehörden und große Organisationen, die Microsoft 365 durch eine selbst betriebene Open-Source-Suite ersetzen wollen.Mehrere integrierte Anwendungen bedeuten echten Betriebsaufwand, und hinter dem gemeinsamen Portal behält jede Anwendung ihre eigene Oberfläche.
Nextcloud HubOrganisationen, die eine selbst gehostete Datei-Cloud mit Sync-Clients wollen und den Rest der Suite darum herum aufbauen.Sie betreiben die Plattform: Updates, Office-Engine, App-Kompatibilität und Performance-Tuning liegen bei Ihnen oder Ihrem Anbieter.
Proton for BusinessKleine und mittlere Teams, denen verschlüsselte Mail und Dateiablage bei einem Schweizer Anbieter am wichtigsten ist.Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schränkt serverseitige Funktionen und Integrationen ein. Docs und Sheets mit eigenen Word- und Excel-Dateien testen; Teamchat und Projektarbeit gesondert planen.
Zoho WorkplaceUnternehmen, die eine vergleichbare Cloud-Suite mit Mail-Hosting außerhalb der Microsoft- und Google-Ökosysteme suchen.Kein Self-Hosting. Zohos Datenschutz-FAQ beschreibt seltenen Support-Zugriff durch die indische Gesellschaft auf Basis von Standardvertragsklauseln; prüfen Sie das mit Ihrem Datenschutz.
Google WorkspaceOrganisationen, die eine ausgereifte Cloud-Suite wollen und einen US-Anbieter akzeptieren.Eine europäische Datenregion beantwortet, wo Daten liegen, nicht, wer den Dienst betreibt. Der Wechsel von Microsoft 365 zu Google verlagert die Abhängigkeit, statt sie zu beseitigen.
PolybaseUnser ProduktTeams, die Teams, SharePoint, Planner und Gruppenpostfächer durch einen Workspace ersetzen, den sie selbst hosten können.Keine vollständige Office-Suite: Komplexe Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien können sich nach der Konvertierung ändern, und Polybase ist ein Mail-Client, kein Mailserver. Noch nicht nach SOC 2 oder ISO 27001 zertifiziert; natives SAML wird nicht unterstützt.
Die Optionen ansehen

Sechs Alternativen zu Microsoft 365.

  • openDesk

    Der Open-Source-Arbeitsplatz für die Verwaltung

    Produktwebsite

    openDesk wird vom Zentrum für Digitale Souveränität (ZenDiS) entwickelt. Es integriert Open-Source-Anwendungen: OX App Suite für Groupware, Nextcloud für Dateien, Collabora für die Office-Bearbeitung, Element für Chat, Jitsi für Video, XWiki für Wissensmanagement, OpenProject für Projekte und Notes für gemeinsame Notizen.

    Geeignet für
    Behörden und große Organisationen, die Microsoft 365 durch eine selbst betriebene Open-Source-Suite ersetzen wollen.
    Betriebsmodell
    Kubernetes-basiert; Eigenbetrieb, als SaaS über Cloud-Anbieter oder mit Partnern. Die Community Edition ist kostenlos; für den Produktivbetrieb wird die Enterprise Edition empfohlen.
    Was Sie prüfen sollten
    Mehrere integrierte Anwendungen bedeuten echten Betriebsaufwand, und hinter dem gemeinsamen Portal behält jede Anwendung ihre eigene Oberfläche.

  • Nextcloud Hub

    Dateien, Groupware, Office und Calls im Eigenbetrieb

    Produktwebsite

    Nextcloud Hub verbindet Files mit Talk für Chat und Calls, Groupware für Mail, Kalender und Kontakte sowie Nextcloud Office für die gemeinsame Dokumentbearbeitung. Es läuft auf eigenen Servern, bei einem Hosting-Anbieter oder mit Enterprise-Subscription.

    Geeignet für
    Organisationen, die eine selbst gehostete Datei-Cloud mit Sync-Clients wollen und den Rest der Suite darum herum aufbauen.
    Betriebsmodell
    Self-Hosting (AGPL Open Source), Hosting-Anbieter oder Nextcloud Enterprise.
    Was Sie prüfen sollten
    Sie betreiben die Plattform: Updates, Office-Engine, App-Kompatibilität und Performance-Tuning liegen bei Ihnen oder Ihrem Anbieter.

  • Proton for Business

    Ende-zu-Ende-verschlüsselte Mail, Ablage und Dokumente

    Produktwebsite

    Proton for Business umfasst in den Workspace-Tarifen Mail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Pass, VPN und Meet. Proton hat seinen Sitz in der Schweiz und gibt an, dass der Workspace standardmäßig Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist.

    Geeignet für
    Kleine und mittlere Teams, denen verschlüsselte Mail und Dateiablage bei einem Schweizer Anbieter am wichtigsten ist.
    Betriebsmodell
    Von Proton gehosteter Dienst; keine Self-Hosting-Edition.
    Was Sie prüfen sollten
    Ende-zu-Ende-Verschlüsselung schränkt serverseitige Funktionen und Integrationen ein. Docs und Sheets mit eigenen Word- und Excel-Dateien testen; Teamchat und Projektarbeit gesondert planen.

  • Zoho Workplace

    Eine vollständige Cloud-Office-Suite

    Produktwebsite

    Zoho Workplace umfasst Mail, Calendar, Cliq für Chat, WorkDrive für Dateien, Writer, Sheet und Show für Office-Dokumente sowie Meeting für Videocalls. Konten im EU-Rechenzentrum von Zoho nutzen die Domain zoho.eu.

    Geeignet für
    Unternehmen, die eine vergleichbare Cloud-Suite mit Mail-Hosting außerhalb der Microsoft- und Google-Ökosysteme suchen.
    Betriebsmodell
    Nur Zoho-Cloud; EU-Rechenzentrum verfügbar.
    Was Sie prüfen sollten
    Kein Self-Hosting. Zohos Datenschutz-FAQ beschreibt seltenen Support-Zugriff durch die indische Gesellschaft auf Basis von Standardvertragsklauseln; prüfen Sie das mit Ihrem Datenschutz.

  • Google Workspace

    Die wichtigste Cloud-Suite-Alternative

    Produktwebsite

    Google Workspace umfasst Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet und Chat. Unterstützte Editionen können erfasste Daten in der Datenregion Europa speichern; Einstellungen zur Datenverarbeitung und clientseitige Verschlüsselung sind auf ausgewählte Editionen beschränkt.

    Geeignet für
    Organisationen, die eine ausgereifte Cloud-Suite wollen und einen US-Anbieter akzeptieren.
    Betriebsmodell
    Nur Google-Cloud; Datenregionen in unterstützten Editionen.
    Was Sie prüfen sollten
    Eine europäische Datenregion beantwortet, wo Daten liegen, nicht, wer den Dienst betreibt. Der Wechsel von Microsoft 365 zu Google verlagert die Abhängigkeit, statt sie zu beseitigen.

  • Polybase

    Unser Produkt

    Der souveräne Team-Workspace

    Produktwebsite

    Polybase vereint Chat, Calls, Aufgaben, Dokumente und Wikis, Drive-Dateien, einen E-Mail-Client, Kalender und Tables in einem Workspace. DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien lassen sich direkt beim Kanalgespräch öffnen und bearbeiten. Calls nutzen WebRTC über einen selbst gehosteten LiveKit-Medienserver, verschlüsselt bei der Übertragung (DTLS-SRTP). Core kostet €10 pro Nutzer und Monat; Email und Tables sind Add-ons.

    Zur Transparenz: Polybase ist unser Produkt. Lesen Sie diesen Eintrag als Herstellersicht — der Hinweis unten ist so ernst gemeint wie bei allen anderen.

    Geeignet für
    Teams, die Teams, SharePoint, Planner und Gruppenpostfächer durch einen Workspace ersetzen, den sie selbst hosten können.
    Betriebsmodell
    Cloud in der EU-Region, private VPC oder Self-Hosting. Läuft vollständig offline; Calls nutzen einen selbst gehosteten LiveKit-Server im selben Netzwerk.
    Was Sie prüfen sollten
    Keine vollständige Office-Suite: Komplexe Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien können sich nach der Konvertierung ändern, und Polybase ist ein Mail-Client, kein Mailserver. Noch nicht nach SOC 2 oder ISO 27001 zertifiziert; natives SAML wird nicht unterstützt.
So wählen Sie aus

Fünf Fragen, bevor Sie Microsoft 365 ersetzen.

  1. 01

    Welche Microsoft-365-Aufgaben übernimmt es?

    Mail, Kalender, Office-Bearbeitung, Dateien, Chat und Meetings sind getrennte Aufgaben. Ordnen Sie jede einem Tool zu, statt anzunehmen, dass eine Suite alles abdeckt.

  2. 02

    Wer betreibt den Dienst?

    Die Cloud eines Herstellers, ein europäischer Anbieter oder Ihr eigenes Team. Der Betreiber entscheidet über Datenzugriff, Updates und Antworten auf behördliche Anfragen.

  3. 03

    Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet?

    Lesen Sie die Dokumentation zum Datenstandort auf Ausnahmen: Support-Zugriff, Unterauftragsverarbeiter, Logs und Funktionen außerhalb der gewählten Region.

  4. 04

    Wie gut funktionieren Ihre Office-Dateien?

    Testen Sie echte Dokumente mit Änderungsverfolgung, Formeln und komplexen Layouts. An der Formatkompatibilität scheitern die meisten Migrationen.

  5. 05

    Was kostet der Betrieb?

    Vergleichen Sie Lizenzen zusammen mit Hosting, Administration, Support und Migrationsaufwand. Open Source spart Lizenzgebühren, nicht den Betrieb.

Vor dem Wechsel

Klären Sie Ihre Anforderungen und vergleichen Sie dann die Unterschiede.

Microsoft 365 in die Aufgaben zerlegen, die Sie wirklich nutzen

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme: Postfächer und gemeinsame Kalender, Word- und Excel-Dateien mit Makros oder komplexen Layouts, SharePoint-Sites und Berechtigungen, Teams-Kanäle und Meetings sowie der Identitätsanbieter hinter der Anmeldung. Jede Aufgabe kann in einem anderen Tool landen — oft ein realistischerer Plan als ein einziger Ersatz.

Am schwierigsten ist die Office-Bearbeitung. Suiten auf Basis von Collabora Online wie openDesk und Nextcloud Office konzentrieren sich auf die Bearbeitung von Office-Formaten im Browser. Polybase öffnet und bearbeitet DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien direkt bei den Kanalgesprächen und Aufgaben; erweiterte Layouts, Formeln oder Effekte können sich nach der Konvertierung aber ändern. Teams, die täglich komplexe Arbeitsmappen erstellen, sollten vor der Entscheidung eigene Dateien testen.

Datenstandort ist nicht dasselbe wie Eigenbetrieb

Microsofts EU Data Boundary, die Datenregionen von Google Workspace und Zohos EU-Rechenzentren beantworten die Frage, wo Daten gespeichert werden. Alle haben dokumentierte Grenzen: Microsoft listet Übermittlungen, die außerhalb der Grenze weiterlaufen, Googles Einstellung zur Datenverarbeitung gibt es nur in ausgewählten Editionen, und Zoho beschreibt seltenen Support-Zugriff durch seine indische Gesellschaft auf Basis von Standardvertragsklauseln. Lesen Sie diese Dokumente gemeinsam mit Ihrem Datenschutzteam, statt sich auf den Namen der Region zu verlassen.

Self-Hosting verändert die Frage. Mit openDesk, Nextcloud oder selbst gehostetem Polybase betreiben Ihr Team oder ein gewählter Anbieter Infrastruktur, Schlüssel, Backups und Updates. Das bedeutet mehr Kontrolle und mehr Arbeit: Planen Sie Patches, Monitoring und Wiederherstellungstests ein. Polybase ist nach den Grundsätzen der DSGVO gestaltet; die DSGVO-Pflichten bleiben bei Ihrer Organisation, wo auch immer die Software läuft.

Ein praktischer Pilot, bevor Sie Microsoft 365 verlassen

Wählen Sie ein Team und einen Monat echter Arbeit. Verschieben Sie ein Postfach oder Gruppenpostfach, einen Projektordner mit typischen Word- und Excel-Dateien und die wiederkehrenden Meetings des Teams. Prüfen Sie Kalendereinladungen mit externen Gästen, Dateifreigaben mit Partnern und die Anmeldung über Ihren Identitätsanbieter.

Polybase bindet bestehende Microsoft-365-Mailkonten per OAuth an. So kann ein Team in Polybase arbeiten, während die Mail während der Umstellung beim bisherigen Anbieter bleibt. Einen automatischen Microsoft-365-Import gibt es nicht; beim Onboarding unterstützen wir die Migration. Tenant-Administratoren können OIDC-SSO und SCIM-2.0-Provisionierung konfigurieren; natives SAML wird nicht unterstützt.

Unser Produkt

Wann Polybase passt

Sie lesen diese Liste auf unserer Website. Deshalb hier der Teil, den Anbieter meist auslassen.

Illustration der Polybase-Oberfläche
Illustration der Polybase-Oberfläche

Wann es passt

  • Ein Workspace statt vieler Einzelapps

    Chat, Calls, Aufgaben, Dokumente, Dateien, E-Mail und Kalender teilen einen Workspace und ein Berechtigungsmodell, statt Teams, SharePoint, Planner und Outlook getrennt zu verwalten.

  • Sie wählen den Betreiber

    Cloud in der EU-Region, Ihre eigene VPC oder Self-Hosting auf Ihren Servern. Beim Self-Hosting hält Ihr Team die Daten und die Schlüssel.

  • Office-Dateien bei der Arbeit

    DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien öffnen und bearbeiten Sie neben dem Kanal, der Aufgabe oder dem Thread, zu dem sie gehören — mit Versionsverlauf für Dokumente.

  • KI zu Ihren Bedingungen

    Eigenes Modell nutzen — Anthropic, OpenAI, Gemini oder selbst gehostet über Ollama. Ihre Inhalte werden nicht zum Training von Basismodellen verwendet.

Was Sie prüfen sollten

  • Tiefe der Office-Bearbeitung

    Erweiterte Word-Layouts, Excel-Formeln und PowerPoint-Effekte können sich nach der Konvertierung ändern. Wer intensiv Tabellen und Dokumente erstellt, behält eventuell eine Office-Suite neben Polybase.

  • Mail-Hosting

    Polybase ist ein E-Mail-Client, der sich per IMAP/SMTP, OAuth oder Anbieter-Integration mit Ihrem Anbieter verbindet. Für Ihre Domain brauchen Sie weiterhin einen Mail-Anbieter oder Relay.

  • Zertifizierungen

    Noch nicht zertifiziert — SOC 2 und ISO 27001 stehen auf unserer Roadmap. Sicherheitsfragebögen und Architekturfragen beantworten wir schon heute.

  • Migrationswerkzeuge

    Noch kein automatischer Microsoft-365-Import. Beim Onboarding unterstützen wir die Migration; automatische Importer stehen auf der Roadmap.

Fragen

Microsoft 365 ersetzen.

Was ist die beste Microsoft-365-Alternative für Organisationen in Europa?

Das hängt von der Aufgabe und vom Betreiber ab. openDesk und Nextcloud Hub sind Open-Source-Suiten für den Eigenbetrieb. Proton for Business konzentriert sich auf verschlüsselte Mail und Dateien. Zoho Workplace und Google Workspace sind Cloud-Suiten mit EU-Speicheroptionen. Polybase ersetzt Zusammenarbeit im Stil von Teams, Aufgaben und Dokumente in einem Workspace, den Sie selbst hosten können, ist aber keine vollständige Office-Suite.

Ist die EU Data Boundary von Microsoft dasselbe wie ein souveräner Arbeitsplatz?

Nein. Die EU Data Boundary ist Microsofts Zusage, Kundendaten seiner Enterprise-Onlinedienste mit dokumentierten Ausnahmen in der EU und EFTA zu speichern und zu verarbeiten. Betrieben wird der Dienst weiterhin von Microsoft. Bei einem souveränen Arbeitsplatz betreiben in der Regel Sie oder ein gewählter Anbieter die Software, sodass Infrastruktur, Schlüssel und Updates in Ihrer Hand liegen.

Kann Polybase Word, Excel und PowerPoint ersetzen?

Teilweise. Polybase öffnet und bearbeitet DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien und hält sie beim zugehörigen Kanal und den Aufgaben. Erweiterte Layouts, Formeln oder Effekte können sich nach der Konvertierung ändern; prüfen Sie wichtige Dateien. Teams, die täglich komplexe Office-Dokumente erstellen, behalten eventuell eine Office-Suite neben Polybase.

Ist Polybase DSGVO-konform?

Polybase ist nach den Grundsätzen der DSGVO gestaltet, und mit Self-Hosting entscheiden Sie, wo Daten liegen und wer den Dienst betreibt. Die Konformität hängt davon ab, wie Ihre Organisation die Software nutzt und dokumentiert. Polybase ist noch nicht nach SOC 2 oder ISO 27001 zertifiziert; beides steht auf unserer Roadmap.

Können wir Microsoft 365 schrittweise ablösen?

Ja. Viele Teams ersetzen zuerst Teams, Planner und Gruppenpostfächer, während die Mail beim bisherigen Anbieter bleibt. Polybase bindet Microsoft-365-Mailkonten während der Umstellung per OAuth an. Einen automatischen Import gibt es noch nicht; beim Onboarding unterstützen wir die Migration.

Quellen

Dokumentation und Primärquellen

Quellen geprüft am 26. Oktober 2026. Editionen, Regionen und Tarife vor dem Kauf beim jeweiligen Anbieter bestätigen.

Nächster Schritt

Sehen Sie, welche Microsoft-365-Aufgaben Polybase übernehmen kann.

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