Araç Enflasyonu: Ekibinizi 15 Uygulamayla Çalıştırmanın Gerçek Maliyeti

Bir operasyon yöneticisine şirketin kaç araca ödeme yaptığını sorun; tahmin genellikle sekiz-dokuz civarında olur. Aynı listeyi finans kayıtlarıyla karşılaştırdığınızda ise gerçek sayı çoğu zaman bunun iki-üç katı çıkar. Bu fark istisnai değildir ve genellikle biri ölçene kadar görünmez kalır.

Araç enflasyonu bir karar değil, kademeli bir sonuçtur

Hiçbir organizasyon yirmiyi aşkın uygulamadan oluşan bir araç setini bilinçli olarak onaylamaz. Bu set, büyüyen her şirkette fazlalığın biriktiği biçimde oluşur: her ekleme tek başına gerekçelendirilebilir. Tasarım ekibi bir beyaz tahtaya ihtiyaç duyar. Belirli bir iş akışı ayrı bir form aracı gerektirir. Bir müşteri yalnızca başka bir platformda çalışır. Bir çeyrek içinde 'geçici' olan bir araç, birden fazla kişinin iş akışına yerleşir ve kaldırılması gerçek bir risk taşır.

Sorun tek bir araç değildir. Sorun, her birinin tek başına savunulabilir olması, ancak bir bütün olarak hiçbir yöneticinin onaylamayacağı bir maliyet ve karmaşıklık oluşturmasıdır. Bu durum genellikle gölge BT olarak adlandırılır; ancak gölgede kalan yalnızca faturalar değil, işin kendisidir.

Her yeni uygulama görünür bir sorunu çözer ve beraberinde üç görünmez sorun getirir: ek bir oturum, ek bir doğruluk kaynağı ve işin görünmez hale gelebileceği yeni bir alan.

Faturada yer almayan maliyetler

Lisans ücretleri maliyetin görünür kısmıdır; bu nedenle tartışmalar genellikle bu noktada yoğunlaşır. Ancak asıl maliyet ekstrede değildir; takvimde, dikkatte ve bir çalışanın organizasyondan ayrıldığı anda ortaya çıkar.

• Örtüşen abonelikler: Çoğu durumda aynı işlev için üç farklı sağlayıcıya ödeme yapılır. Slack, Teams ve proje yönetim aracınıza gömülü sohbet — üçü de aynı temel işi görür.
• Bağlam maliyeti: Her araç geçişinin bir bedeli vardır. Araştırmalar, bir kesintinin ardından göreve tam olarak dönmenin saniyeler değil dakikalar sürdüğünü göstermektedir; bunu günde onlarca geçişle çarpın.
• Yönetim ve güvenlik yükü: Her SaaS aracı; kapatılması gereken bir tedarikçi, bir SSO koltuğu ve potansiyel bir güvenlik açığıdır. Bir çalışan ayrıldığında, BT ekibinin erişimi iptal etmesi gereken kaç ayrı panel vardır?
• İşe alıştırma maliyeti: Yeni bir çalışan, ilk haftasını üretkenliğe katkı sağlamak yerine giriş bilgilerini toplayarak geçirir.
• Karar gecikmesi: Bir sorunun yanıtı beş farklı sistemden birinde yer alır ve onu bulmak, kararı vermekten daha uzun sürer.

Birleştirme yalnızca bir maliyet azaltma girişimi değildir

Birleştirmeyi finansal terimlerle savunmak kolaydır: koltuk başına tanımlı bir tasarruf. Ancak bu yaklaşım kazancın yalnızca küçük bir bölümünü yansıtır. Birden fazla aracı tek bir platformda topladığınızda elde ettiğiniz en küçük kazanım maliyet tasarrufudur. En büyük kazanım, tek bir doğruluk kaynağı ve bununla birlikte geri kazanılan odaktır.

Bir mesaj, ondan doğan görev ve o göreve ait doküman aynı yerde bulunduğunda; ekipler bağlantı kopyalamayı, güncellemeleri yeniden yazmayı ve aynı bilgiyi iki kez aramayı bırakır. Tasarruf edilen şey bir lisans değil, görünmez bir operasyonel iş katmanıdır.

Bir öğleden sonrada tamamlanabilecek bir araç denetimi

Kapsamlı bir geçiş projesine ihtiyacınız yoktur. Bir öğleden sonra ve doğru verilerle hazırlanmış bir tablo yeterlidir:

• Tekrar eden tüm yazılım giderlerini listeleyin — hafızadan değil, finans kayıtlarından.
• Bunları gördükleri işleve göre gruplayın: iletişim, planlama, depolama, görüşme, dokümantasyon.
• Örtüşen alanları işaretleyin. Genellikle tamamen gereksiz iki ya da üç küme tespit edersiniz.
• Her küme için şu soruyu sorun: bu işlev tek bir yerde toplansaydı, hangi tekrar eden işleri ortadan kaldırırdık?
• Bu çeyrek için yalnızca bir kümeyi birleştirin. Tamamını değil. Kazanımlar zamanla birikir.

Çoğu organizasyon için en hızlı kazanım; iletişim, görevler, dokümanlar ve görüşmelerin ayrı uygulamalara dağıldığı alandadır. Polybase'i tam olarak bu amaçla geliştirdik: bu kümelerin birden fazlasını aynı anda birleştiren ve bağlamın işten hiçbir zaman kopmadığı tek bir çalışma alanı.